公文概论 - 论文联盟-南大CSSCI北大中文核心期刊职称毕业论文发表网站 zh-CNiwms.net <![CDATA[论文联盟-南大CSSCI北大中文核心期刊职称毕业论文发表网站]]> pic/logo.gif http://www.2868631.com/ <![CDATA[公文标题写作常见典型错误举析]]> Wed, 30 Nov 2016 16:49:57 GMT 公文标题写作常见典型错误举析

公文标题写作常见典型错误大体可归为六类:一是发文机关单位党政不分,二是发文单位级别使用错误,三是发文机关单位缺少所在省(自治区、?#27605;?#24066;)要件,四是文种使用错误,五是文字使用不当,六是格式错误。下面逐类举例分析。
  一、发文机关单位党政不分
  (一)错用部门名义发文
  1.广西壮族自治区×××厅关于××问题的请示(主送单位:自治区党委)
  2.广西壮族自治区×××厅关于××情况的报告(主送单位:自治区党委)
  上述两个公文标题的发文机关单位一律要修改为“中国共产党广西壮族自治区×××厅党组”。2015年1月24日中共广西壮族自治区委员会办公厅印发的《自治区党委办公厅 自治区人民政府办公厅关于进一步规范公文报送有关事项的通知?#32602;?#21381;发〔2015〕3号)明确规定:“各单位(隶属党委的单位除外)报送自治区党委的公文,应以党组(党委)名义报送。”
  (二)错用党组(党委)名义发文
  1.中国共产党广西壮族自治区×××厅党组关于××问题的请示(主送单位:自治区党委、自治区人民政府) 本文由论文联盟http://www.2868631.com收集整理
  2.中国共产党广西壮族自治区×××厅党组关于××情况的报告(主送单位:自治区党委、自治区人民政府)
  上述两个公文标题的发文机关单位一律要修改为“广西壮族自治区×××厅”。2015年1月24日中共广西壮族自治区委员会办公厅印发的《自治区党委办公厅 自治区人民政府办公厅关于进一步规范公文报送有关事项的通知?#32602;?#21381;发〔2015〕3号)明确规定:“同?#21271;?#36865;自治区党委、自治区人民政府的公文,以部门名义报送。”
  上述最新的行文规则,作为机关单位办公?#19994;?#25991;秘人?#21271;?#39035;及时了解掌握并严格遵守。
  二、发文机关单位级别使用的错误
  (一)“降格”使用
  1.广西壮族自治区×××厅关于召开××会议的通知
  2.广西壮族自治区×××厅关于报送对外交流合作工作总结材料的通知
  3.广西壮族自治区×××厅关于开展××工作调研的通知
  4.广西壮族自治区×××厅关于印发×××同志在全区×××会议?#36758;不?#30340;通知
  5.广西壮族自治区×××厅关于转发×××的通知
  上述公文标题中的发文机关单位一律是降格使用。凡是日常性的内部工作部署、安排,如召开有关会议、要求下级单位报送相关材料、下基层开展工作调研、印发机关单位领导有关工作会议的?#19981;啊?#36716;发有关通知等事务工作;主送单位低一两个级别;主送单位为本机关单位的直属二层单位;或者是下行公文,发文机关单位一律改为以发文机关单位的办公室名义发文。因此,第一个标题“广西×××厅关于召开××会议的通知”的标题就应改为“广西×××厅办公室关于召开××会议的通知”,其他标题的修改类同。
  (二)“升格”使用
  1.广西壮族自治区×××厅办公室关于××问题的请示(主送单位?#21495;?#19994;部)
  2.广西壮族自治区×××厅办公室关于××情况的报告(主送单位:自治区人民政府)
  3.广西壮族自治区×××厅办公室关于审批××年部门预算?#24335;?#35843;整安排建议的函(主送单位:自治区财政厅)
  4.广西壮族自治区×××厅办公室关于××项目的批复
  5.广西壮族自治区×××厅办公室关于下达××经费的通知
  上述公文标题中的发文机关单位一律是升格使用。凡是主送给有隶属关系的国家部委及自治区级党委、政府;主送无隶属关系的平级单位;或者?#21592;鞠低场?#26412;行业批复有关项目、下达有关经费的,一律不能以机关单位的内部机构如办公室名义发文,内部机构不能代替机关单位。因此,第一个主送给自治区党委的“广西壮族自治区×××厅办公室关于××问题的请示”标题应修改为“广西壮族自治区×××厅关于××问题的请示”,其他标题修改类同。
  三、发文机关单位缺少所在省(自治区、?#27605;?#24066;)要件
  例如:自治区×××厅关于报送××材料的函
  此标题应修改为:广西壮族自治区×××厅关于报送××材料的函。最新的《党政机关公文处理工作条例》规定,不管是对自治区以内或是自治区以外发文,一律要求在发文机关单位全称前面加上所在省(自治区、?#27605;?#24066;)的全称“广西壮族”(不能省略为“广西”),以明确发文机关单位所在的省(自治区、?#27605;?#24066;)。
  四、使用文种的错误
  (一)错用文种
  1.广西壮族自治区×××厅关于支付×××应急监测经费的请示(主送单位:自治区?#31216;?#23433;全委员会办公室)
  2.广西壮族自治区×××厅关于报送×××落实整改情况的报告(主送单位:自治区财政厅)
  3.广西壮族自治区×××厅关于免费发布×××公益文字滚动广告的请示(主送单位:广西电视台)
  4.广西壮族自治区水产畜牧兽医局关于报送×××材料的函(主送单位:广西农业厅)
  5.广西壮族自治区×××厅转发××关于××情况的通报
  6.广西壮族自治区×××厅转发×××情况的函
  7.广西壮族自治区×××厅关于×××的清理意见
  8.广西壮族自治区×××厅关于×××现场评估的意见
  9.广西壮族自治区×××厅关于推荐×××名单的意见
  上述9个公文标题均存在文种使用的错误。第一个应将“请示”修改为“函”,第二个应将“报告”修改为“函”。发文单位与主送单位都属于正厅级单位,两者关系属于平级,应使用文种“函”;第三个应将“请示”修改为“函”,发文机关单位与主送机关单位是不相隶属的关系,应用文种“函”;第四个应将“函”修改为“报告”,因为自治区水产畜牧兽医局归口自治区农业厅管理,两者之间是上下级关系,应使用文种“报告”;第五个应将“通报”修改为“通知”,第六个应将“函”修改为“通知”,凡转发性的公文一律只能使用“通知”文种;第七、八、九标题的中的“意见”只是单纯的认可或同意,不属于党政机关公文中“意见”这一文种。


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<![CDATA[浅析公文写作的语言艺术]]> Wed, 30 Nov 2016 16:49:29 GMT 浅析公文写作的语言艺术

语言作为公文不可缺少的要素之一,特殊的应用领域以及目的要求公文语言应当具有一定的艺术特点,这样才能保证公文的?#23548;市?#29992;。
  一、公文写作的语言艺术特点
  (一)准确
  准确是公文语言的主要特点之一,其具体表现为以下三个方面:首先,为叙述事实应保证实事求是,公文对相关情况以及问题需进行客观真实反映以及表述。其次,公文具体遣词造句必须符?#19979;?#36753;,同时确保言语周全且不存在歧义。相关概念、判断需要准确反映出事物本质以及规律,?#23548;?#20889;作过程中,相关人员应对同义?#24335;?#34892;具体限定,这样可?#21592;?#20813;出现误解?#25512;?#20041;等情况。最后,公文表情达意应较为直接,尽可能避免出现表意含糊的情况,更不能出现“估计”“猜想”以及“或许”等表意不清或不严密的?#35270;錚?#36825;样容易导致受文单位无法清楚文件内容。
  公文语言应保证准确,尤其注重汉语语义?#33539;?#24615;、词义精确性以及?#35270;?#30340;感情色彩[1]。我国汉语很多近义词存在着表面区别差异小,但含义截然不同?#21335;?#35937;,如“处分和制裁”。还有一些近义?#31034;?#26377;使用范围大小的区别,此时使用?#35270;?#24212;尽可能防止出现大?#24066;?#29992;或小词大用等情况。另外,?#23548;?#20351;用?#35270;?#36807;程中,写本文由论文联盟http://www.2868631.com收集整理作人员应注意词义的褒贬色彩,并根据?#23548;?#20889;作需求用好褒义词以及贬义?#30465;?
  (二)简洁
  简洁是公文质量较为重要的评价标准,其也是公文语言的重要特点之一。通常公文作为下属单位以及人员阅读以及执行的重要文件,其内容要求简单易懂,这就要求公文应当简洁明白,但不能简单减少字数,其易导致公文内容产生歧义,从而严重降低公文的?#23548;市?#29992;。?#23548;?#20844;文写作阶段,写作人员应当重点抓住事物的本质特征,使用简单易懂的语言,这样才可使用最少的语言表述丰富且复杂的内容,因此公文应当多使用短句、单句,并保证语言精练性。
  (三)庄重
  严肃庄重、朴实无华是公文语言突出特点之一,公文的严肃性要求行文?#36758;?#19988;不轻浮,必须要有庄重气度以及认真负责的精神。公文?#23548;?#20889;作过程中,写作人员应多使用规范的书面语,尽可能少用或不用方言或土语[2]。同时公文应使用直?#26377;?#36848;、说明的写作方式,但需少用或不使用抒情、描写等写法,具体修辞方式使用要求谨慎,并且保证数字书写满足相关标准要求。
  公文庄重性还体现为用词把握分寸,尤其是“完全”“应该”等程度副词应当准确,而“悉”“拟”以及“特此”等文言?#35270;?#21017;需恰当。与文言句式相比,现代汉语表达公文内容庄重凝练程度相对较差,但也不能为了使用旧公文陈腐的套语而写出生硬的半白半文公文。
  (四)得体
  得体主要要求公文应满足某种语体,这样要求公文?#23548;?#29992;词应和文种特性、行文关系以及语境相适应。首先,公文的文种特性语体主要包括事理说明性语体以及论证性语体,其中事理说明性语体观念形态较为明显,而论证性语体则为观念加物象形态,因此?#23548;?#29992;词应遵循上述特点。其次,公文用语应注重行文关系,对于下行文的指令性公文应使用命令语气,而上行文的报告、请示则不用使用这种语气。最后,公文语境需要适应用语环?#22330;?#22330;合以及各种关系,通常公文用语只有与语境相适应,这样才可提升公文的实用性以及社会效果。
  二、提升公文写作语言艺术表达效果的具体措施
  一般?#27492;担?#20889;作人员做好公文语言艺术表达工作,其应注重下列两个方面要点。首先,写作人员应当多看,其主要包括阅读以及阅历,而阅读是写作的基础条件之一,其能开阔思路、积累资料、掌握写作规律以及丰富公文?#35270;颷3]。一般?#27492;担?#20889;作人员应大量阅读哲学、政治、经济以及文学?#30830;?#38754;的社会科学书籍,这样可以有效提升思想修养。写作人员还需坚持中国特色社会主义理论作为指导思想,以及领会相关国家方针政策。同时阅读大?#21487;?#20250;科学以及自然科学,这样有利于知识积累。另外,写作人员应当阅读写作方面的书籍以及公文范例,进而提升?#23548;?#20889;作水平。其次,多写多练是公文写作质量的重要保障之一,只有写作人员反复根据相关要求进行公文写作,才能逐渐领悟和掌握公文写作技巧以及要点。
  综上所述,?#23548;?#20844;文写作阶段,写作人员应多看、多写,并注重公文写作的语言艺术特点,这样才能从根本上保证公文写作质量。

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<![CDATA[企业办公?#19994;?#20844;文管理与保密问题探讨]]> Wed, 30 Nov 2016 16:48:55 GMT 企业办公?#19994;?#20844;文管理与保密问题探讨

随着企业的发展以及市场经济的不断变化,企业办公?#19994;?#20844;文管理重要性显得越发明显,在一定程度上是企业的行事标准。公文就是公务文书,是组织或法定机关在公务活动过程中,根据特定的体式以及相应的程序形成的书面材料。公文管理质量对企业的影响不言而喻。对此,研?#31185;?#19994;办公?#19994;?#20844;文管理与保密问题有着明显?#21335;?#23454;意义。
  公文管理当中存在的问题
  (1)分工混乱,工作效率不高
  公文在办理与传递过程中事一种多渠道共同进行的类型,既需要办理企业外部的公文文件,还需要制作自己发布的新公文。工作开展过程中如果职责区分不清晰,必然会导致工作效?#24335;?#23567;,并且很容易发生工作重叠或漏洞?#21335;?#35937;。在公文运转的过程中,假设环境国语复杂,必然会导致工作的责任人很难本文由论文联盟http://www.2868631.com收集整理准?#33539;?#20301;,工作的质量必然无法保障,从而导致工作的效率受?#25509;?#21709;。除此之外,有少数文员在工作过程中想要节省时间,在定稿过程中导致稿?#26144;?#29616;堆积存放现象,很容易丢失相关文件。对此,公文在?#23548;?#30340;工作中必须由专门的人进行管理,规避重大失误。
  (2)缺乏制度的保障
  办公室公文管理工作人员假设对公文的管理认识不全面,没有相应较为完整的管理理念,就无法对公文进行全程性的管理。这些工作人员普遍会认为管理材料和整理材料是一些琐碎事情,在管理公文材料时,没有工作原则,只是按照自身的工作经验开展工作,很容?#22766;?#29616;有章不循、有法不依的情况。当前大多数企业并没有公文管理的规章制度,这也是导致公文管理工作欠缺规范性的主要因素。
  公文管理与文件保密的优化措施
  (1)公文管理工作的优化措施
  完善相应的管理制度。做好公文管理与保密工作,必须根据相应的规章制度确保公文相关工作能够得到有效地管理和?#38469;?#30456;对应的,这些工作的开展必然是建立在公文管理制度之上,制定相应的工作流程?#32479;?#24207;,做到有章可循,有法可依和必依的公文管理。在?#23548;使?#20316;中,需要从以下三点着手:1、借阅规范的严格实施。构建公文的借阅?#20013;?#26126;确借阅的人、借阅时间以及借阅时间,做到谁借谁还。对于保密性较高的文件,必须做好公文的借阅把关工作,按时归还,做好催促与跟踪工作;2、做好存放管理制度。企业办公室每天都会接受非常多的文件和资料,应当对这些文件与资?#36758;?#34892;别类管理。密级文件与普通公文需要区分存放,将其放置在合理的位置上,存放需要规范;3、构建科学的传阅程序。根据公文的传阅制度基础之上构建跟踪卡,绝密级的文件应当当天借阅当天归还。假设传阅人因为某些原因没?#22411;?#25104;查阅,当天也必须收回,等传阅?#22235;?#38405;时再送去。假设是企业业务性的文件,则应当按照主办之协办、正职至副职的流程进行。
  构建完整的文件归档制度,制度档案保管、归档以及利用等相应制度,真正落实文件的归档责任制。严格遵守公文的交接流程,归档的文件必须按照统一的标准和格式规范归档,认真填写文件的进出登记,保障公文的安全性。
  (2)文件保密工作的优化措施
  保密工作直接关系到企业、国?#19994;?#32463;济收益与安全,关系到企业是否能够在市场中占据竞争力。对于各个企业管理者而言,应当尤为重视文件的保密工作,将保密工作作为企业的经营与管理重要项目之一。做?#36739;?#33410;管理、全面部署。为了强化保密工作,保障企业自身利益,企业管理者应当积极体现自身的职能效应,提高?#21592;?#23494;文件的监督与管理工作,制度相应的规章制度,采取一切可行手段,有效处理保密工作中所呈现的各?#27835;?#39064;。
  公文管理人员应当按?#25484;?#19994;所颁布的公文管理制度进行工作,严格遵守相应的工作原则和规章制度,注重公文的利用与开发,同时兼顾公文的保密性与管理必要性。对于文件的作用,应当做到该传阅时传阅,该存档时存档,该上报时上报。除此之外,还需要做好文件的登记与记录工作,保障文件的准确性、保密性与及时性。杜绝因个人原因将文件代理办公场所,不能出现与任何无关人员讨论或泄露保密公文的文件内容,并签署相应的保密协议,明确规定违反协议的处罚,保障保密工作的程序化、标准化与制?#28982;?
  总结
  综上所述,公文管理与保密工作是办公室工作的核心任务,对于企业而言,任何方面的重大决策都需要一公文的形式进行下达或传递,必须做好公文管理与保密工作,才能够保障企业的运行保密性,确保在市场竞争中的基础,保障企业的可?#20013;?#31283;定发展。对此,公文信息应当得到有效地保护与妥善的处理。

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<![CDATA[提高行政机关工作人员公文写作水平途径研究]]> Wed, 30 Nov 2016 16:48:10 GMT 提高行政机关工作人员公文写作水平途径研究

行政公文是深刻贯彻领导意图、领会组织目标、依据法律处理公共事务不可或缺的手段之一。行政公文写作水平在一定程度上可以反映政府机关处理工作、传达组织意图的质量和效率,是行政公文写作人员在政府机关日常工作中最为实用能力之一。
  一、对增强行政公文撰写能力的必要性分析
  提高行政公文工作人员的写作能力水平的意义,主要有以下几点:
  (一)有利于提高发文单位行政管理水平
  “政府机关必须加强组织内部的管理,提高自身服务水平,积极和外界进行沟通协调。”[1]而行政公文可以向受文机关传达组织目标、领导意图和事务要求,是政府行使行政权力、管理社会事务的主要载体,是发文机关和受文机关双方沟通的纽带。因此,提高行政公文写作水平,对于发文单位向受文机关精准的传达上级指令、提高行政管理水平有着重要的意义。
  (二)有利于提高行政公文质量
  “行政公文作为处理公务、管理事务的一种文字?#24615;?#24418;式,其重要特点就是行文的规范化、制?#28982;?#21644;标准化”[2]。这些特点,都要求从事公文写作的人员具有一定程度的公文写作水平,否则,将很难写出合?#30465;?#20934;确、规范的公文。
  (三)有利于树立发文机关形象
  一篇行政公文是否能精?#37117;?#27905;的传达组织意图,直接关系着发文机关的形象问题。如果一个发文单位所发的公文词不达意、调理不清、不易于理解,受文单位看不懂公文所表达内容,就会对双方造成一定误解和损失。而好的公文,可以用准确的语言,简练的表达发文主题,有助于受文机关阅读理解,方便双方交流或传递信息。这对于树立发文单位良好的形象有着重要的意义。
  二、对行政公文写作?#21335;?#29366;及原因分析
  (一)忽视语言能力的培养
  现今政府工作人员的公文写作水平本文由论文联盟http://www.2868631.com收集整理差强人意,原因在于其受?#20302;?#25945;育阶段,忽视了语言能力的培养。当前,大部分院校缺乏培养语言能力的重要课程,有的院校甚至没?#20889;?#26041;面的课程,直接造成了政府工作人员储备力量对于公文写作的能力水平不足,理解力不够,资料积累不充分。
  (二)缺乏?#23548;?#35757;练
  目前政府工作人人员的公文写作水平不足,有很大一部分原因是因为?#23548;?#30340;少,在受教育阶段没有受?#36739;低?#30340;公文写作教育,在工作阶段更是缺少?#23548;?#35757;练,导致现阶段我国政府公务人员的公务写作水平大打折扣。
  墨子曰:“士虽有学,而行为本焉”。此句含义为:读书人虽然应该拥有学问,但是,能把学来的知识通过?#23548;市?#21160;表达出来才是最基本的掌握形式。这句话从现实层面深刻体现出了?#23548;?#30340;重要性。基础知识固然应该掌握,但是如果不能通过?#23548;?#25805;作熟练的运用,就不能算做悟到了知识的真?#23567;?#21516;理,如果公文写作学习者只是看了充足的资料,并没有进行?#23548;?#20889;作,?#19988;?#26159;没用的。
  (三)公文写作不规范
  公文写作不规范主要包括两个方面:第一,体式不规范。体式规范是行政公文与其他文种的不同之处。现今公文体式不规范主要表现在文件版头使用不规范、标识使用不规范、标题写作不规范、非附件的公文错当附件处理、不加盖公章、主题?#20107;?#26631;或标注不适当、主送机关不精确、用纸不合理等问题。第二:公文文种的使用不规范。行政机关在制发公文时,“应当根据其自身的职责权力、撰写公文的目的和与主送机关的行文关系”[3]等要素,准确地选择公文的文种。同时还要注意各个文种?#21335;?#20301;差别。在现实的公文撰写中,很多情况下都有文种使用不当?#21335;?#35937;。
  三、对如何提高行政公文撰写能力的方法分析
  (一)提升思想观念,重视公文写作能力
  ?#27605;?#22823;部分政府人员思想觉悟不高,不够重视公文写作。每个公文写作的工作人员,特别是政府部门上级人员都应当清醒地认识到,在利益主体多元化的当今社会,行政公文已经不再是可有可无、可多可少的内部文件,行政公文的对象在扩大,它面对的对象,将是包括各种利益主体在内的广大公众。因此,行政公文已经成为政府体?#31181;?#25919;理念、反映执政能力的重要介?#30465;?#25152;以要想提升公文写作水平,必须从思想?#36758;?#34892;深刻的变革,具体有以下两点:
  1.端正公文写作态度
  现在各级政府机关不仅文字材料的字量多,而且对于写作公文的速度催的紧,许多政府人员时常为它熬夜工作,劳累不堪,在心理上产生了厌烦感。然而,既然在政府机关上班,就肯定会接触各式各类的文字材料,所以,对于写行政公文不应该抱有惧怕之心,更不要觉得烦躁,应该以乐观?#36758;?#30340;态度对待写作,要认真写,用心写,叔本华曾说过:“作品是心灵的精华”。这深?#25506;?#31034;了在写作方面,用心是多么重要的事情。
  2.保持公文写作人员队伍稳定
  公文写作的人员不仅是人才,而且是一种培养周期较长的、稀缺的、特殊的复合型人才,因而必须设法保持这支队伍?#21335;?#23545;稳定。一方面,要使他们有成就感的满足,通过对他们写作成果的认可,引导价?#31561;?#21521;,激励公文写作人员热爱本职,钻研问题,研究写作。另一方面,对于文采特别好、态度特别积极、工作特别认真的工作人员,应该给予适当的心理或物?#20351;?#21169;,相应提高他们的工作条件,优化待遇,从而调动他们的积极性。
  (二)提高自身素质,加强语言能力的培养


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<![CDATA[检察公文与信息的写作方法和技巧]]> Wed, 30 Nov 2016 16:47:11 GMT 检察公文与信息的写作方法和技巧

先秦时期的大哲学家孟子说过:“得天下英才而教育之,三乐也”。二十多年来,我从来没?#22411;V构?ldquo;传道、授业、解惑”的工作,与教学工作结下不解之缘。下面,我把近10年来在北京市人民检察院办公室从事综合文稿起草和检察信息编辑工作中取得的知识、经验、做法等给大家作一个汇报。
  第一讲 公文的写作方法
  在各级各类国?#19968;?#20851;?#25512;?#20107;业单位工作中,公文是一种不可或缺的办事工具。熟练掌握和使用这种工具,是各级各类国?#19968;?#20851;?#25512;?#20107;业单位工作人?#21271;?#39035;具备的素质和技能。为帮助检察机关工作人员了解公文基本文种的结构与使用方法,掌握写作技巧,我就常见公文写作方法给大家作简单介绍。
  一、公文的概述
  (一)公文的含义和种类
  公文有广义和狭义之分。
  1.狭义的公文。狭义的公文是各级各类国?#19968;?#20851;、社会团体?#25512;?#20107;业单位在处理公务活动中有着特定效能和规范体式的文书。法定公文是党和国家在公文管理法规中明确规定的文种。法定公文又称为狭义的公文。2012年4月16日,中共中央办公厅和国务院办公厅联合印发了《党政机关公文处理条例?#32602;?#20854;中规定的法定公文种类为15种:决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议?#28014;?#20989;、纪要等。2012年8月30日,最高人民检察院办公厅印发了《人民检察院公文处理办法》规定,公文分为13种:决定、命令、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议?#28014;?#20989;、纪要等内容,少了公报、决议。
  2.广义的公文。广义的公文除了上述法定文种外,还包括党和国?#19968;?#20851;的各类文字材料,主要包括领导?#19981;啊?#24037;作报告、工作本文由论文联盟http://www.2868631.com收集整理总结、信息简报等,这些文字材料我们通常称为综合文稿。
  (二)公文的格式
  公文由?#38469;住?#20027;体、版记三部分构成。
  ?#38469;?#30456;当于文件的?#32602;?#21448;称“红头”,包括秘密等级、发文机关、发文字号、签发人等。
  主体包括标题、正文、日期、附件等。
  版?#21069;?#25324;主题?#30465;?#25220;送机关、印发机关等。
  二、?#23500;?#31867;公文的特点和类型
  (一)命令
  1.命令(令)的含义,命令主要适用于依照有关法律公布行政法规和规章,宣布实行重大强制措施,嘉奖有关单位和人员的一种文书。
  2.命令的特点?#28023;?)使用机关的特定性,只有国家主席、国务院、国务院各部委及县级以上地方各级人民政府和军事机关才可以发布命令,其他机关、团体和个人无权发布;(2)适用内容的庄重性,只适用于依法公布行政法规和规章,宣布实行重大强制措施,嘉奖有关单位和人员,下达作战任务,授予荣誉称号,任免干部,授予军衔等;(3)令行禁止的强制性,必须执行,无条件服?#21360;?
  3.命令的分类。主要有公布令(主席令、国务院令)、行政令(如通辑令)、任免令、嘉奖令四种。
  (二)决议
  1.决议的含义。决议是党的机关、人大机关经会议审议和讨论通过的重要决策事项。行政机关、军队机关现在均不使用这一文种。
  2.决议的特点。(1)事项的重要性。党的机关、人大机关职权范围内的全?#20013;浴?#21407;则性的重要决策事项。(2)形成的程序性。凡属会议讨论决定的事项均应履行会前酝酿、会上讨论、与会人员民主表决等程序,表决必须超过法定人数。(3)执行的全面性。决议一经通过并发布,就全面实施、执行。
  3.决议的分类。(1)专项性决议,如《中共中央关于增强党的团结的决议?#32602;唬?)审批性决议,即为审议批准工作报告、重要文件所作的决议,如《关于最高人民检察院工作报告的决议?#32602;唬?)?#23500;有?#20915;议,如《中共中央关于加?#21487;?#20250;主义精神文明若干问题的决议》。
  三、报请类公文
  (一)报告
  1.报告的含义,报告是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议的上行公文。
  2.报告的特点。(1)行文的单向性;(2)应用的广泛性;(3)表达的陈述性。
  3.报告的分类。(1)工作报告;(2)情况报告;(3)答复报告;(4)递送报告;(5)还有调查报告、评估报告、立案报告、咨询报告等。
  (二)请示
  1.请示的含义,请示是下级机关向上级机关请求指示、批准事项的文书。
  2.请示的特点。(1)文种使用的原则性,只有构成隶属关系或指导关系?#21335;?#32423;才可以向上级使用“请示”;(2)请示时机的事前性;(3)有请必复的往来性。
  3.请示的分类。(1)请求指示性请示;(2)请求解决性请示;(3)请求批准性请示。
  四、告知类公文
  通常采用公告。
  1.公告的含义,公告是适用于向国内外宣布重要事项或法定事项的文种,如发布重要消息和重要法律。
  2.公告的特点。(1)使用的严格性;(2)告知的广泛性;(3)施行的祈使性,如中国人民解放军将在东海和南海进行实弹演习的公告。
  3.公告的分类。(1)重要事项公告;(2)法定事项公告
  五、规范类公文(条例、规定)


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<![CDATA[党政机关公文“机关代字?#21271;?#20889;规范化建设探析]]> Wed, 30 Nov 2016 16:46:05 GMT 党政机关公文“机关代字”编写规范化建设探析

2012年《党政机关公文处理工作条例》规定,党政机关公文发文字号由机关代字、年份号和顺序号三部分组成。机关代字的要素构成,学界观点较多。有所谓机关代字和发文性质代字的二要素说[1],也有机关名称、主办部门和文类的三要素说[2]。但无论哪一种观点,还只是停留在本体讨论,即“机关代字是?#35009;?rdquo;的阶段,没有对其具体编写规范即“怎么办”提出明确意见。基于此,?#25910;?#38024;对?#27605;?#20826;政机关公文机关代?#30452;?#20889;随意、混?#19994;缺?#31471;,就其编写原则、涵括要素的编写规范,以及今后的规范化建设陈述陋见,抛砖引玉,以求教方家。
  1 党政机关公文机关代?#30452;?#20889;原则
  要阐释党政机关公文机关代字的编写原则,不能不探讨发文字号的功能。发文字号肇始于古代勘合制度,真正作为政府公文必备格式要素的是在民国。1912年临时大总统公布的公文程式令第十八条规定:“本令所揭各项令状,各依年月日先后编号,每一年更易一次,自第一号起至何号止,于政府公报公布之”。由此可见,发文字号的原初意义在于防伪与统计,对机关代?#30452;?#20889;并不十分重?#21360;?#21271;洋政府时期,形成由机关名称、文种和号数三要素的编写成例。如“某机关训令第某号”“某机关饬令第某号”等。1929年国民政府颁布的公文用纸训令中,在规定稿面格式时开始使用“来文字号”“去文字号”的称呼[3]。由此可以推断,从彼时起发文字号的功能已不再限于防伪与统计,更多在于公文拟写、办理与档案管理等诸?#26041;?#30340;指称。中华人民共和国成立后,1957年《国务院秘书厅关于对公文名称和体式问题的几点意见》中,提出公文编号目的在于“便于公文的检查和处理”,能够“反映公文的认办单位”“给予收文和发文的分类登记工作以方便”[4]。这是建国后首次也是唯一一次对公文发文字号本文由论文联盟http://www.2868631.com收集整理功能进行比较全面而权威的解释。
  在公文拟写方面,发文字号往往是具体公文的替代。直到现在引述他文时,通常都要在其标题后面括注其发文字号,以增强区?#20013;?#21644;权威性。在公文办理方面,如批复、函等文种在开篇也必须引述请示标题及其文号。当某一公文附件不能与主件一起装订时,建国后历次党政机关公文处理规约文书都规定“应当在附件左?#36758;?#31532;一行顶格编排公文的发文字号”,以标示主件与其领属关系。在档案管理方面,国?#19994;?#26696;局《机关档案工作业务建设规范》规定,档案尤其是文书档案卷内目?#24613;?#20889;时,发文字号是要素之一。不仅如此,现代档案管理技术发展之后,在编制电子档案文件目录时,发文字号也是要件之一。从上述党政机关公文发文字号的历?#21453;?#25215;与功能演化可以看出,党政机关公文发文字号中的机关代?#30452;?#20889;必须坚持如下原则:
  1.1 区?#20013;浴?#25152;谓区?#20013;?#23601;是机关代字的各要素和整个机关代字应该做到唯一性。正如有学者所说,其应该成为公文的“身份标识”,不能与上级机关、同级机关的机关代字相互冲突或重复[5]。同一地方的安监局、质监局,发文代字如果都缩写成“×省监”,那么就会出现文件不同而发文字号相同的情况。如按照以上,《河南省安监局关于加强安全生产工作的通知》和《河南省?#31216;?#33647;品监管局关于加?#30475;?#33410;期间?#31216;?#23433;全管理的通知》两个文件,可能会因发文年份相同、顺序号相同,发文字号就完全相同,这就失去了不同公文的区?#20013;浴?#20877;如标题同为《关于加强国庆期间安全工作的通知》两篇公文,如果是江苏省政府发的,机关代字标识为“苏政发”;如果是浙江省政府发的,机关代字标识为“浙政发”。虽然两篇公文标题的主体内容相同,但由于机关代字不同,即使同时引用、称述,人?#19988;材?#19968;眼看出它们在发文机关上的区别,这就是机关代字的区?#20013;?#22312;发挥作用。
  1.2 通用性。所谓通用性,就是指机关代字的编写规则必须得到业界和社会的普遍认可,成为各级文书撰写机关的共同准则。这里包括两层含义:首先,机关代字的编写规则必须尊重历?#21453;?#32479;、符合?#32423;ㄋ壮?#25110;遵守已有规定。如在既往成例中,“中”往往?#22797;?ldquo;中共中央”,“国”往往?#22797;?ldquo;国务院”,这就是?#32423;ㄋ壮傘?#20877;如河南省简称“豫”,?#19981;?#30465;简称“皖”,这既是长期历?#21453;?#25215;的结果,同时也得到国?#19968;?#20851;的权威认可并写入国民地理教科书中的,其称呼不容随意更改。其次是指基本规则?#33539;?#20043;后,从中央?#38477;?#26041;,从党政机关到一般单位,都必须按此规则进行编写。工作中我们经常遇到这样的情况,甲政府编写的机关代字是“×政发”,而乙政府编写的机关代字?#30452;?#25104;“×府发”,同为行政机关,一个简为“政”,另一个简为“府”,这显然是编写规则出了问题,当然也从一个方面更加看出机关代?#30452;?#20889;通用性的极度重要。
  1.3 简洁性。有的机关为了追求机关代字的区?#20013;裕?#26426;关代字有八九甚至十几个之多。如?#25910;?#25152;在学校行政发文的机关代字是“通师高专校”,这个代字显然存在简明性不够的毛病。机关代字太长,给公文的登?#24688;?#24341;用、转述包括档案管理等都带来麻烦和不便,使人一望发怵。机关代?#20013;?#38271;,往往是犯了“该省不省”和“妄加”的毛病。前者往往是编写者瞻前顾后,生怕机关的简称、性?#30465;?#31867;别说不清楚,编写时大费笔墨。后者往往是过于放大机关代字的功能,?#35009;?#33756;都往机关代字这个篮子里装。如某省国有资产监督委员会文件《关于加强防汛工作的紧急通知》的机关代?#30452;?#20889;为“×(该省的简称)国资考核字”,该机关代字除“国资”二字还可进一步简化外,“考核”二?#30452;旧?#19982;公文主题毫无关系,纯属画蛇添足之举。建国初期有的机关甚至把签发人的名字也?#24230;?#20854;中,那就显得更不严肃。如何做到简洁?主要有两条:一是组成要素不宜太多。目前公文?#23548;?#26679;例中已经包含机关简字和文件格式简字两个要素,?#25910;?#35748;为仍有简化的可能(下文还要专述)。二是各个要素简字要做到字?#31181;?#29585;,言简意丰,力求以少胜多。


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<![CDATA[近10年我国网曝违规公文乱象研究]]> Wed, 30 Nov 2016 16:45:27 GMT 近10年我国网曝违规公文乱象研究

1 引言
  公文,是被民众尊称为红头文件,是行政机关上联下达、进行公务活动的重要工具,是具有极强“法定效力”和“规范体式”的公务文书。原本该严肃权威的政府公文,近年来却屡次被曝出违规,造成不良社会影响,引起百姓强烈热议,极大损害了政府的公信力和形象。
  2 36个典型违规公文的分析
  网络曝光的违规公文,在公众中的影响较大,对公文乱象研究的指导性较强。?#25910;?#20197;“违法、违规、公文、红头文件”为关键?#24335;?#26367;变化进行检索,选择人民网等主流新闻网报道的,并在社会上引起了热议和记者调查的问题公文事件,整理出了近10年的问题公文事件,受篇幅限制,大致整理如下:
  2015年:陕西彬县发文为失火超?#24515;?#25424;、四川一公安?#26144;?#21457;公文受贿1500万等四事件。2014年?#27721;?#21335;双峰县发文为嫌犯取保候审、杭州半夜发布限牌令等五事件。2013年?#27721;?#21271;公安县发文摊?#38485;?#28895;任务、陕西眉县发文促销水泥等五事件。2012年:郑州发文摊派精神病指标等三事件。2011年:邓州计生委下文逼村民超生等二事件。2010年:南京一居委会规定盖章办证先买福?#30465;?#32903;庆公文指关公像“姿态高傲”拟拆等六事件。2009年?#27721;?#21271;公安县发文摊派抽烟任务、?#19981;?#28789;璧发文指定丧葬灵车等七事件。2008年:陕西省、西安市文件打架致高?#23478;?#27665;第一?#28014;?007年:福建平和县发文未取得初中毕业证者不能办结婚证。2006年?#27721;?#24029;市发文为某酒促销等二事件。
  2.1 制发机构分析。上述36个问题公文的制发机构中,省级政府机构有4个,市级17个,县级12个,乡镇级3个。问题公文的制发单位以市、县级政府为主,?#24613;?#39640;达80%。出现此现象和我国政府的职能管理范围和对象有很大的关联。省级政府主要是宏观管理,多制定政策,较少直接管理具体事务。制定的政策本文由论文联盟http://www.2868631.com收集整理也多是宏观性的,公文出现各种出格要求、创收牟利类错误比较少,加之公文工作,省级政府通常要严格于市县级,因此出现其他错误的?#38382;?#20559;少。
  2.2 发生地区分析。各省近10年来网曝违规公文数量差异较大,河南省最多8件,其次是湖南省5件,两省?#24613;?#39640;达36%。数据表明各省近10年网曝违规公文数量与地域经济总量无关,但是?#25910;?#20998;析数据发现,近10年来网曝违规公文数量最多的河南、湖南两省虽不是经济总量最大的省,却是近年来经济发展速度极快的省份,“河南速度”、“湖南速度”近年来屡见报端。可以推断出网曝违规公文数量与经济增长速度?#25910;?#30456;关。主要原因是,各省在追求经济高速增长的过程中,政府职能错位、越位,将经济指标与政府目标相?#22812;常?#23548;致下发大量政府公文摊派各种指标和为企业促销。
  2.3 类型分析。违规公文以促销创收牟利类?#32479;?#26684;要求类为主,促销创收牟利类违规公文数量最多有14件,?#24613;?#39640;达39%,出格要求类紧次之13件,低级错误类6件,内容掐架类3件。促销牟利类违规公文多发生于政府对经济干预过多,以追求经济和财税收入的高速增长为目标,直接插?#21046;?#19994;经济发展,以公文的方式,将促销任务与公职、奖惩?#22812;场?#23558;公文作为地方政府谋利私器,借公文敛财,实质是滥用权力。出格要求类违规公文一般都是限制文、要求文。通常发出于改善市容市?#30149;?#36814;检、分解上级社会管理指标等工作推进时。
  2.4 处理结果分析。12件违规公文被停止、撤销、整改。3件被认定违法、赔偿。制发机关承认违规,但是处理结果?#20004;?#19981;明的有8件。?#21697;?#26426;关解释理由牵强,不能让公众信服的有8件。在民众的热议中依然执行的有5件。以上违规公文,经群众举报、媒体曝光后,33%的违规文件得到了纠正和弥补。但是处理结果?#20004;?#19981;明、解释不能让公众信服的违规公文共有16件,?#24613;?4%。在违规公文被爆出后,相关单位大多不愿正视错误,更难承担责任。?#21271;?#23186;体介入采访时,给出相互?#26399;?#30340;解?#20572;?#24341;来民众不满。在这36个违规公文中,仅有3个文件被诉之于法律,其中2个被法院认为违法,但是历经数年才得以完成。违规公文侵犯了公民权益的,很难被认定违法,需要耗时数年才能被认定违法,公民最终获?#38376;?#20607;更是艰难,公民维权成本高、耗时长。
  3 我国近10年来公文乱象的原因
  3.1 部分发文政府部门权责不清,职能错位。政府与市场、社会的界限不清,公权力越界侵权,干扰市场和社会的规律,甚至侵犯私权利。因此政府发文件搞促销、出格要求层出不穷。公文成为行政权力部门化、部门权力利益化和部门利益制?#28982;?#30340;工具。一些地?#20132;?#23618;政府,用公权力随意干预市场,用行政权力包办市场行为,或者长期以来对该下放的权力紧抱不放,?#21152;?#27809;有真正将公权力边界厘清有关。[1]公权部门的“越位错位”问题,文件制定、发布主题超越自身权限管了不该管的事,使公共权力的行使偏离了公共价?#30340;?#26631;。
  3.2 内外部监管工作的虚置和责任追究不力。 2015年我国新行政诉讼法实施前,公文作为抽象行政行为具有不可诉性,在事实上阻断了公众制?#28982;?#30417;督政府公文的途径。长期以来,我国政府公文的监督工作取得的实?#24066;?#25104;果十分有限。?#25910;?#26803;理发现,对犯低级错误的违规公文的处理结果,一般是直接通报、批评公文制发者。但对于创收牟利类、出格要求类违规文件的处置,极少对文件的决策者开启问责程序,?#20004;?#20173;鲜见报道。创收牟利类公文大多是地方政府的地方保护主义,是政府的利益,是个别部门“集体决策”的结果,最终“法不责众”。
  3.3 由公文的特性决定。我国文件治国由来已久,依靠文件理政,在当前具有一定的普遍性。在立法法修改前,我国大部分地方的立法权十分有限,一些具体事务不得不依赖于政府文件。加之地方政府制定法规、规章,立法程序繁琐,需要向上级备案登记,耗时?#29287;Α?#32780;制定公文,程序简单且自由裁量弹性空间较大。公文有很大的灰色空间,特别是在基层,有些地方下发的公文中存在违法设定行政许可、处罚和收费等问题。加之基层公文的审批、监管较松,因此高达80%的违规公文出自地方政府。


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<![CDATA[曹丕令体公文研究]]> Wed, 30 Nov 2016 16:43:28 GMT 曹丕令体公文研究

中国古代应用文中有一种常见的文体是令体文,《说文·厄部》记载:“令,发号也”。令体文即为命令体公文,是统治者颁布法规、下达命令的一种上对下的行文。魏文帝曹丕(187-226),字子?#31119;?#26159;历史上著名的政治家与文学家,留下了诸多的文学作品,也有不少令体公文传世。曹丕在《典论·论文》中提出:“盖文章,经国之大业,不朽之盛世。”[1]他对公文重要性的强调不言而喻。其令体文不仅包括多元的政治经?#30431;?#24819;和举措,而且也显示了深厚的文学功底与独具的风格特色。通过对其令体公文的研究,我们能够了解曹丕顺利称帝的原因,从而认识公文的重要性,也更加全面地感悟其文章的特点。
  一、曹丕令体公文的内容
  公文可以协助统治者处理国家事物,它不仅反映了当时的社会现实,更是统治者个人政治思想的体现。曹丕的令体公文涉及政治、经济、思想文化等多个方面,不仅体现了曹魏当时的社会现状,还体现了帝王个人的政治思想。
  (一)采取的政治举措
  曹操去世后,曹丕不仅袭位做了?#21644;酰?#36824;成为了丞相,处理许多国家事物,发布了多篇令文巩固自己的地位,为以后接受禅位做了充分的?#24613;福?#20855;体?#27492;?#26377;三个方面的内容。
  其一是施恩士卒。曹丕令体公文中涉及到兵卒的一共有2篇,分别是《收敛战亡士卒令》和《罢设受禅坛场令》。前者是关于殡葬祭祀战亡将士的命令,后者则是曹丕体贴在严寒中劳作的士兵所下发的命令。据《三国志·魏书·文帝丕》记载,曹丕是在延康元年十月下达的《收敛战亡士卒令?#32602;?#20840;文十分短小,仅34字:“诸将征伐,士卒?#21171;?#32773;或未收敛,吾甚哀之;其告郡国给槥椟殡葬,送致其家,官为设祭。”曹丕并本文由论文联盟http://www.2868631.com收集整理没有写成全文都是“哀之”的抒情文,而是提出了具体实用性的解决方?#28014;?#36825;篇令文虽未从根本?#36758;?#20915;战争的问题,却安抚了动?#35789;本?#19979;的百姓。曹丕这种注重细节的处理方式,体现了体恤士卒的可贵思想和他对生命的尊重。
  其二是让禅自谦。建安年间,?#21512;?#24093;虽未退位,但国家大权实则掌握在曹?#32454;?#23376;手中,曹丕称帝已成为必然。在短短十个月左?#19994;?#26102;间里,他下达了多达17篇令体公文来辞让禅位、谦虚自贬。这些公文可分以下三个时期:第一个时期——?#24613;?#26399;。许芝等大臣以“谶讳”劝谏曹丕称帝。此时,曹丕刚?#38556;?#20301;成为?#21644;酰?#21508;项事务还处于?#24613;?#38454;段,?#31034;?#32477;接受禅位,下达?#27934;?#35768;芝上代?#21644;?#35894;令》等,表达自己“?#24459;形纯?#20559;王,何言帝者也”的情感。第二个时期——?#24418;?#25104;熟期。?#21512;?#24093;下发让禅诏书,并?#21307;?#29577;玺送至曹丕处,但他认为时机?#24418;?#25104;熟,又将玉玺送回,并下达了三篇让禅令陈述理由。刘廙等大?#21152;?#23545;其辞让进行劝谏,曹丕再次下达?#27934;?#21016;廙等令》等答复,认为自己的德行尚且不足,不可成为帝王。第三个时期——舆论营造期。李伏上表称曹丕禅位符合符谶,曹丕下令将符谶的内容公告天下,并发布令文《以李伏言禅代合符谶示外令?#32602;?#35878;称自己是德行浅薄之人,但同时又肯定了称帝是顺应天命。他的这些做法?#23548;示?#26159;在为合法继承皇位做舆论?#24613;浮?
  其三是任命官员。曹丕在成为?#21644;?#20043;后,下达过三篇关于官员任命的令体公文,分别是《以郑称为武德傅令》《拜毛玠等子男为郎中令》和《问雍州刺史张既令》。《以郑称为武德傅令》是下令让郑称辅佐武德侯曹?#20445;?#35201;将其才智情志激发出来。在此篇令文中,曹丕肯定了郑称的才能,并且对他的辅导提出了要求,要使曹叡这枚隐藏光芒的金石打磨成龙渊、太阿那样的名剑。
  除上述外,曹丕还对所有大?#32423;?#25552;出了“其务以职尽规劝”的要求,并?#19968;?#20005;格规范自身:“吾将兼览焉。”他这样一视同仁的做法体现了政治上的开明,也为自己争取到了更多的人心与?#36865;?
  (二)发展农业经济
  除了政治上的措施,曹丕还关心百?#21344;部啵?#20851;注农业经济的发展。他在?#21644;?#26102;期下达的关于农业经济的令文不多,仅有两篇,但这方面的举措,为魏国初建时期?#27605;?#19981;小。这方面?#32844;?#25324;两个内容。
  内容之一是除禁减税。延康元年二月,曹丕刚?#38556;?#20301;成为?#21644;酰?#23601;下达了《薄税令?#32602;?#21487;见他对于农业经济的重?#21360;?#20854;解除?#20658;纸?#20196;、减免税收的做法,虽未从根本?#36758;?#20915;人民?#37096;?#30340;问题,却给百姓带去了希望,并且促进?#36865;?#21830;贸易,对经济的恢复发展具有积极意义。内容之二是免租税。不同于整个国家除禁减税的做法,曹丕免除两年租税之地只有“谯”这个地方。谯是何处?据《三国志·魏书·文帝丕》记载:“文?#23454;?#35763;丕,字子?#31119;?#27494;帝太子也。中平四年冬,生于谯。”[2]也就是说“谯”这个地方是曹丕的故乡。他在令文中称“先王皆乐其所生”,并称“谯”是“?#37213;?#20043;邦”。“先王”指的是刘邦,表现了他对汉高祖刘邦的崇敬向往之情。
  曹丕关注农业经济,重视?#26696;撤?#37325;现象,体现了他对社会现状的关心,也为他称帝赢得了人心。
  (三)加强思想文化建设
  曹丕不仅注重政治、经济的发展,还加强了思想文化的建设,尤其推崇儒家文化。孔子的思想经过汉朝董仲舒等的改造,十分有利于国家政权的稳定和皇权的尊崇地位。他在孟达归降时,依照?#27934;?#31179;》褒扬邾子克的做法,让孟达成为新城太守,使更多的百姓来投奔自己,曹丕认为这正是“风化动其情,仁义感其衷”。在曹丕让禅自谦的十几篇令体公文中,?#36127;?#31687;篇都提及古代明君崇高的道德?#20998;剩?#30001;此可以看出他憧憬成为尧?#20174;?#37027;样品德高尚的明君。
  在自身崇尚儒家文化的同时,曹丕还不忘在全国宣扬?#23454;?#30340;重要性。他曾发布过一篇令体公文《佚令?#32602;?#27492;令总共八字:“树德垂声,崇化笃俗”,就是表明良好德行的重要性,并希望百姓们能够树立?#36182;攏?#27969;传好的名声。曹丕在加强自身德行的同时,还积极宣扬?#23454;攏?#21162;力使身边近?#32423;?#25104;为有德行的人,使魏国成为人人有德行的国家,从中也可见出儒家思想对古人包括对帝王的重要影响。
  二、曹丕令体公文的特点
  由于曹丕政治家与文学家双重身份的影响,其令体公文既有公文作为应用文的某些特点,?#24535;?#26377;文学作品的一些特点。
  (一)修辞较为丰富
  丰富的修?#19988;?#26159;其与现代令体公文写作的区别之一。修辞的准确运用可以生动地传递信息,提高语言的表达效果。曹丕的令体公文涉及到用典、反?#30465;?#35774;问等多?#20013;?#36766;手法,通过多种表达手?#38382;迪中?#25991;的目的。


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<![CDATA[如?#25991;?#20889;公文的标题]]> Wed, 30 Nov 2016 16:42:58 GMT 如?#25991;?#20889;公文的标题

李萌是××科技有限公司新来的总经理秘书。实习伊始,总经理给李萌布置了两个写作任务。公司为了适应高科技发展的需要,拟研发某?#20013;?#20135;品。这?#20013;?#20135;品科技含量高,市场前景广阔。但开发这种产品需先期?#24230;?00万元。公司经多方努力,自筹?#24335;?00万元,尚有200万元的?#24335;?#32570;口。让李萌代写一份请示,希望得到上级机关×××工业局的支持。另,?#30431;?#20197;公司名义拟文将公司最近拟定的《2015年工作计划》下发给公司各部门。
  李萌苦思冥想后,终于拟写完成题为《关于2015年工作计划通告》《公司新产品的请示报告》的两个公文。总经理只看到两个标题就十分的生气。李萌拟写的标题错误百出,很不规范。
  众所周知,公文是党政机关依法行政的重要工具,是体现其管理水平的重要窗口。标题是公文主体部分的第一个要素,更是公文的眉目,其重要性不言而喻。
  那么公文的标题该如?#25991;?#20889;呢?下面将从公文标题的结构、公文标题的标注要求、拟写标题的注意事项、拟写公文标题的常见问题等四个方面展开介绍。
  一、标题的结构
  公文的标题一般是由“发文机关”“事由”“文种”三个要素组成的。有时可省略发文机关。
  “发文机关”是指制发公文的机关或单位的名称,应写全称或规范化简称。
  “事由”指文件的内容,一般是由介词“关于”引起的短语组成。
  “文种”是指文件的种类,根据中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发的中办发【2012】14号文《党政机关公文处理工作条例》的规定,公文包括:决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议?#28014;?#20989;、纪要等15种文种。
  二、标题的标注要求
  1.公文的标题有其专门的标注要求。
  2.标题一般用二号小标宋体字标注。
  3.编排于红色分隔线下空两行位置,分一行或多行居中排布。
  4.排列对称,长短?#23460;耍?#26412;文由论文联盟http://www.2868631.com收集整理间距恰当,排列要注意美观,应使用梯?#20301;?#33777;形,不用长方?#20301;蟶陈?#24418;。
  5.回行时要做到?#23460;?#23436;整。如:《×××厅关于保?#36758;?#24072;工资按时发放有关问题的通知》。这个标题在“工”字后面回行,就没有做到?#23460;?#23436;整,如果在“教师”的“师”字后面,或“工资”的“资”字后面回行,就能保?#25191;室?#23436;整了。我们再?#32431;?#19968;个例文的标题:《×××职业技术学院关于2015年寒假放假的通知》。这个标题分两行居中排布,回?#20889;室?#23436;整,呈梯形对称排列,显得非常规范。
  三、拟写标题的注意事项
  1.发文机关有时可以在标题中省略,省略的话一般应在落款中明确标注发文机关署名。
  2.大多数情况下,发文事由和文种这两个要素均应在标题中标明。
  3.概括事由应准?#33539;?#35201;,不能面面俱到,?#20998;着釉印?
  4.应根据具体的事由选用正确的文种。
  5.公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
  四、标题中的常见问题
  (一)“发文机关”中的常见问题
  1.发文机关位置不对。如:《关于×××学院召开学生工作会议的通知》。在这个标题中,“关于”这个?#39135;?#29616;在发文机关“XX学院”的前面。在标题的三要素中,发文机关应放在最前面,而不应该放在“关于”的后面,应改成《XX学院关于召开学生工作会议的通知》。
  2.发文机关标注不规范,没有使用发文机关全称或规范化的简称。
  (二)“事由”方面的常见问题
  1.公文标题中介词使用不规范。有的缺少介词“关于”;有的重复介词“关于”。
  2.事由概括不准确,没有说到要点。有篇关于和某学校协商解决进修教师住宿问题的函,标题写成了《关于教师进修的函?#32602;?#36825;个标题的事由概括不准确,应为《关于商请解决进修教师住宿问题的函》。
  3.事由冗长啰唆。×××县人民政府关于转发《×××市人民政府关于转发〈×××省人民政府关于转发人事部关于×××同志恢复名誉后享受×××级待遇的通知〉的通知》。这个标题事由不够简明扼要,显得?#20998;?#20887;长啰唆。这类问题在转发性通知中较为突出。
  4.标题缺少事由,没有说明公文的内容。如《×××公司请示》。 这个标题中没有标明事由。
  (三)“文种”方面常见的错误
  1.缺少文种。如:《关于做好XX奖学金申报工作?#32602;?#36825;个标题中只有事由这一个要素,没有文种。
  2.使用非法定文种。有些标题没有选用《条例》中规定的文种,而使用了总结、要点、方?#28014;?#35745;划、安排、纲要?#30830;?#27861;定文种。如:《关于接待×××的计划?#32602;?#36825;个标题中使用的是“计划”属于事务文书而非公文的文种。
  3.文种重叠。有些公文标题中使用了请示报告、意见报告、 请示函、意见函等两个公文的文种。如:《×××市人民政府关于解决重大项目建设用地的请示报告》。这个标题中,“请示”和“报告”都是公文的文种,属于文种重叠。
  4.生造文种有些公文的标题中生造除了一些不是文种的“文种”,如:情况报告、总结报告、申请报告、汇报等。
  5.仅用文种作为公文标题。如《函》《通知》《请示》《报告》等,这些标题中只有一个要素就是文种,是不符合标题拟写要求的。
  6.错用文种。如:请示当函用,报告当请示用等。
  总而言之,公文标题的拟写应遵循“规范、简明、得体、美观”的原则,既要揭示主?#21152;?#35201;简明得体。现在,你会规范地拟写公文的标题了吗?

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<![CDATA[公文Word排版的基本要求分析]]> Wed, 30 Nov 2016 16:42:28 GMT 公文Word排版的基本要求分析

Word排版具有简单易学、智能化程度较高、操作界面友好的优势,在多数文件排版中均有运用。Word能够减少排版错误,降低排版的工作难度与强度,实?#30452;?#25490;校一体化。同时文档转化也相对容易,在期刊排版中也有应用。本文以作者多年的公文排版经验分析了公文Word排版的基本要求。
  1 公文内容与板式分析
  公文是社会团体、党政机关以及政府部门的事务性文书材料,应用于多种公务活动中,其内容多为文字,含有很少的表格。公文的的排版相对简单快捷,但是公文所要求的格式非常严格。通常情况下,公文没有封面,首页上的文头替代了封面的作用。公文板式的特有特征就是文头与文?#30149;?#30001;于各种文件都有相对固定的格式,因?#36865;?#31867;文件中的格式是固定的。公文的板式一般分为三个部分,文头、正文以及文?#30149;?#25991;头中包括了版头、文件的保密等级、文头线、发文字号;正文主要有标题、行文日期、发文机关、附件及正文内容、主送机关范围和名称等;文尾有印数、日期、引发机构、抄送机关、发送范围、主题词等。
  2 公文Word排版的基本要求分析
  公文的排版要求非常严格,在国家行政机关公文格式文件中有明确且详细的规定。公文的纸张、规格、装订要求、印制要求、要素顺序、页码、标识规则、表格以及特定格式均有严格的固定。各级行政机关必须按照国家公文标准来执行,排版人员需要熟悉计算机排版?#21335;?#20851;技术,避免公文排版中出现任何?#24863;?#38382;题本文由论文联盟http://www.2868631.com收集整理。公文Word排版中,文头线、版头是根据固定的格式进行印制,其余内容还有一定要求。
  2.1 字号、字距要求
  发文字号采?#30431;?#21495;仿宋;保密等级采用三号黑体;签发人的名字使?#30431;?#21495;楷体;公文文件的标题一般用二号宋体,若字数比较多可以使用小二宋体;公文正文中采用三号仿宋字体。一级标题用黑体;二级标题使用加粗楷体;三级标题用加粗仿宋。“主题词”这三个字使用三号黑体字;主题词内容使用三号加粗宋体,;印发日期和机关名称使?#30431;?#21495;仿宋体;“共印#份”使用放五号仿宋体。?#36865;猓?#20844;文文件通常采用单倍行距,必要时也可以按照内容进行调整,最低是26磅。
  2.2 数字的使用要求
  公文Word排版中的数字的使用要求:惯用语、词组、?#35270;鎩?#37096;?#20013;?#25968;、缩略语、词素数字等使用汉字,其他通常运用阿拉伯数字。成文的日期一般使用阿拉伯数字;公文正文结构序数中,第一层应使用“一”;第二层应使用“(一)”;第三层数字应使用“1.”;第四层数字应使用“(1)”。公文中的数字应该前后相一致,其中序号最好不用自动序号,而应手动输入,防止影响删改。
  2.3 标点的使用要求
  根据标点符号用法,标点符号一般不应用于文件标题当中。公文正文中的标题,若独段存在,在段尾也不使用冒号和句号等。附件的标题中也尽量不使用标点。
  2.4 页码也页边距
  公文中的页码应该使?#30431;?#21495;阿拉伯数字,标注在页脚外侧或者页脚中间。同时,页边距也有严格要求。上下页边距分别是37 mm±1 mm和35 mm±1 mm;左右白边订口分别为28 mm±1 mm和26 mm±1 mm。
  2.5 公文排印与装订要求
  公文中的汉字采用的是横排方式,从左至右排?#23567;?#20844;文用纸使用的是规格为长297 mm、宽为210 mm的国际标准A4纸,左侧装订。
  3 公文Word排版中的其他要求
  公文与一般性文字材料一样,在每段的首行应该空出两格,特殊板式除外。行首不应?#38376;?#21015;标点符号,如分号、句号、逗号等,避免出现顶头点。公文中也不能排用后半个括号、引号或者书名号等;同时在?#24515;?#39029;不应?#38376;?#21069;半个括号、引号和书名号。年份、数字转行时、连点、整个数字均不能采用分开拆排的方式。
  若公文正文中含有表格,表格规格与风格都应该和公文相匹配。表格通常采用居中排的方式进行,若表格太长可以在停顿的地方转行。转行的文字居中,不加标点?#25442;?#39029;接排的时候,应该重新加标题,还应标出“续表”字样。
  4 结 语
  随着办公自动化的深入应用,公文Word排版更加方便快捷,文字以及表格能?#35805;?#29031;用户要求进行自由排?#23567;?#21464;窄、缩小、加宽、放大、倾斜等处理,排版效?#23454;?#21040;很大提高,也增加了排版的灵活性。不同文件有不同的排版要求,一般性文件的排版要求相对宽松,而公文排版比较严格,排版人员应该熟悉并掌握公文的排版要求,避免公文出现排版问题。

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<![CDATA[浅议公文与社会的发展]]> Wed, 30 Nov 2016 16:41:58 GMT 浅议公文与社会的发展

公文直接作用于社会管理、经济、文化、科技、教育等诸方面建设,公文实质上是为社会服务,为解决社会问题而存在的,归根结底,公文由于社会的需要而产生,随着社会的发展而发展,同时?#36136;?#21040;社会?#23548;?#30340;检验,从而不?#31995;?#35843;整、进步。
  一、社会的需要,促进了公文的物质载体变化
  社会生产力的不?#36758;?#27493;改变了公文的物质载体。根据考古学?#19994;?#30740;究与发现,仅从公文的制成材料?#32431;矗?#20174;我国最早的公文,即殷商时期的甲骨文书开始,到?#20004;?#20351;用的电子文书,已经经历了青铜、竹?#23613;?#38081;?#30465;?#30707;头、缣帛、纸张等材料的演变。而从文书的名称看,殷商时称“典册”;周代称“中”;秦代称“典籍”;汉代出现了“文书”一词,又称“文案”;三国称“公文”;唐代称“文卷”“案卷”;元代称“文卷”“簿籍”;明代称“文牍”“案牍”;清代称“牌子”“文章”;民国称“文书”;当今称“公文”。名目之繁多,数不胜数。社会关系的发展,又改变了政府的机构组织,从而丰富、?#23500;?#20102;公文的类型。当今的公文,根据2012年4月16日颁布的《党政机关公文处理工作条例》规定,行政公文包括了命令、决定、公告、通告、通知、通报、议?#28014;?#25253;告、请示、批复、意见、函、会议纪要13种之多。而事务公文?#32844;?#25324;了计划、总结、调查报告、领导?#19981;?#31295;、典型材料等。
  二、社会的需要,促进了公文的内容不断调整和变化
  当一份公文制发后与社会现状相符或基本相符时,公文就能存在并发挥作用;当它与社会?#23548;市?#35201;不太相符时,就要对它的内容进行补充、修改,使之完善;当它与社会?#23548;?#20005;重对立时,就要?#29616;梗?#37325;新制定新的文件。如明代首辅张居正,为了改变“私家日富,公室日贫,国匮民穷”的状况,在清查全国土地的基础上,从当时赋税制度推行的?#23548;首?#20917;出发,总结经验教训,根据变化了的情况,在全国推行新的“一条鞭法”(通过文件推行),在?#23548;?#20013;取得了一定的效果,这是对原来赋税制度(文件)的调整与完善。而在新中国成立之初,公文也具有鲜明的时代特点和创新精神。
  (一)提倡使用白话文。提倡使用白话文,并使用新式的标点符号。新中国成立之前,除在元代曾经少量使用过白话文本文由论文联盟http://www.2868631.com收集整理外,官方公文一直使用文言文,包括孙中山先生领导的南京临时政府和北洋军阀政府。中国共产党早期领导人陈独秀、李大钊等人在五四新文化运动中就提倡使用白话文和新的标点符号。所以在新中国成立之初,为了使工人、农民、城市贫民都能看得懂公文,而用白话文书写,并使用新式标点符号。
  (二)反对文牍主义,提倡务实文风。反对文牍主义,提倡务实文风,要求公文必须材料充实,对?#23548;?#38382;题进行实事求是的分析,注重实用、简洁、朴实,而反对空洞无物、不得要领的文风。例如?#22909;?#27901;东在延安干部大会上做了《反对党八股》的著名报告,一针见血地指出了党八股的不良文风,公文也摆脱了空洞陈腐的八股腔,逐步形成了鲜明生动的公文文风。
  (三)公文的作?#30431;?#31038;会的发展而日益增强。秦汉时期,我国的文书工作就已确立。秦代出现的“书”“奏”,是我国最早的上行公文。如:李斯的《谏逐客书》就是在秦王朝建立之前,秦国客卿李斯向秦王呈送的一份意见书;到了汉代,又出现了“章”“表”“疏”等上行文,官府之间、平级官员之间的平行文种“移民”的使用也逐渐多了起来。这些公文的使用都有利于国家事务的日常处理,提高了办事的效率,作用十分之大。秦汉以后,以至明清,两千多年的封建社会里,下行、上行、平行的公文种类不断演变增多,据徐望之《公牍通论》所计,不下六七十种,这说明了国家事务的管理越来越繁多,而公文的作用也越来越重要了。
  辛亥革命以后,南京临时政府为了适应其资产阶级政权建设的需要,对沿习已久的封建王朝的公文进行了全面改革,简化公文种类,划一公文程式。1912年元月,临时政府规定行用公文分为“令”“咨”“呈”“示”“状”5种,明确了这些文种的使用范围,废除了封建王朝几千年来所使用的“制”“诏”“诰”“敕”“奏”“表”“笺”等公文名称。这表现了一种反对封建专制的思想,利用公文达到其目的,这也是公文名称上的一次革命。之后,在北洋军阀政府和国民党政府统治时期,为了适应其统治的需要,又多次对公文进行改革,增加了一些文种,语体也由文言文发展为半文半白,并规定公文必须使用标点符号。
  新中国成立之后,在中国共产党领导下的公文,从它诞生的那天起,就是为了实现党的纲领,?#21697;?#19977;座大?#21073;?#20105;取中国人民的彻底解放的伟大事业而服务的。所以它和以前各个朝代、各个时期的公文在内容、形式、工作方法上都有着本质的区别,使我国的文书工作进入了一个崭新的发展时期。
  可见,公文的发展与演变,反映了社会的发展与进步。如前所述,公文具有鲜明的阶级性,在漫长的封建社会里,随着工商业日渐?#27604;伲?#23553;建礼教日渐隆盛,公文也就日趋繁文缛节。统治阶级压?#21462;?#21093;削的手段诡谲,社会风气虚伪浮夸,这也就使公文染上了愚弄欺诈、媚上压下的恶习。而到了新中国时期,由于共产党的性?#31034;?#26159;全心全意为人民服务,出发点不同,也就导致了结果不同。由此可见,公文的变化发展,是随着社会?#21335;?#21069;发展变化,生产力的发展变化及统治阶级的统治需要,而不?#31995;?#21457;展变化的。

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<![CDATA[提高高校公文处理质量的有效策略运用]]> Wed, 30 Nov 2016 16:41:16 GMT 提高高校公文处理质量的有效策略运用

公文是各级各类机关、企业事业单位和社会团体实施管理的基本工具和手段。在高校,公文是传达贯彻党和国家方针、政策,发布相关教育法规及规章,施行教学科研计划,指导、布置和商洽工作,报告情况及交流工作经验的重要工具。公文处理是指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。做好公文处理,有助于提高工作质量和工作效率,学校各单位各部门应重视公文处理工作,加强?#21592;?#37096;门公文处理工作的领导和检查,逐步改善办公手段,提高办公室人员的职业素养,使高校公文处理质量有效提高。
  一、高校领导人提高认识,加强公文办理工作领导
  作为高校办公室主要负责人,领导应重视公文处理工作,充分认识公文处理工作在高校管理的重要地位和作用,对公文处理工作的每一个?#26041;?#37117;要加强管理,确保公文处理工作规范有序地进行。高校领导要把握重点,重视规范公文程序,以身作则,加强公文知识的认识,强化规范意识,自觉遵守公文处理规范,并层层把关,坚决制止不规范按程序要求处理公文的行为。负责人正确行使批办公文职责,应细?#24459;?#25209;,正确签署意见,批示意见要写清楚,表明拟办意见,明?#20998;?#20986;承办?#20132;?#25215;办人,避免发生互相推脱和无人负责而造成公文被积压或超迟办理的状况。
  二、规范公文处理行为
  公文的处理应严格按照规范的程序进行,才能减少处理时间的耗费,保证办文的质量。如?#26680;?#25209;公文时,应先递交学校办公室,由收办人员按类别、序号登记,贴公文处理单,注明缓急程度,送办公室主?#20301;?#21103;主任签批拟办意见后,再登记送主管领导批示。
  起草公文要确保格式规范按照相应的文种格式要求写,文字精炼、条理清晰、突出重点,使人一目了然,不可滥用文种。公文的收、本文由论文联盟http://www.2868631.com收集整理发文办理应严格按照收、发制度执行,收、发文办理不当的文稿和不符合公文处理规定的文稿,一律不予签发。加强规范公文督办?#26041;冢?#20005;格督促承办部门及承办人,检查各项办理程序是否规范合理,确保公文处理工作有效运行。根据督办制度建立督办建立?#20302;常?#26126;?#33539;?#21150;部门和主要督办人,按照?#23548;是?#20917;规定办理时间,对承办部门提出效率办理要求,要求督办人提前上报在承办过程中遇到的问题,不能按期完成的承办单位,及时申请更改或延期,待上级批准方可执行。
  三、利用先进的办公手段,规范办文程序
  为推进公文办理自动化建设,提高公文处理工作质量和效率,高校应加大?#24230;?#25913;善办公设备,适当引进先进的办公设备,如计算机、传真机、打印机、复印机、扫描?#24688;?#22810;功能电话机、摄影摄像机、自动装订机等。要充分利用这些先进的办公设备,建立数字化校园网络平台,对文件进行电子存档、分类及资源共享,以此实?#27835;拗交?#21150;公和办公管理自动化,拓展办文途径,节省人力、物力,从而使公文处理程序更加规范,使公文处理工作更加合理有效进行和工作效率的有效提高。
  四、提高办公室人员业务素质
  高校规范公文处理程序,首先要提高办公室工作人员的业务水平。定期对其进行业务知识培训。加强学习中共中央办公厅、省教育厅等上级部门颁布的政策法规,提高办公人员的公文写作能力,掌握公文处理的基本处理程序和方法,提高按程序制文、办文的自觉性和增强有效制文、办文的责任心,保证在处理公文质量的前提下提高处理速度,定期整理公文处理中存在的问题,并组织讨论,相互交流学习,为提高管理水平共同出?#34987;?#31574;。同时,还要普及办公室人员使用和操作办公软件的能力,要求办公室人员熟练使用现代办公设备,开辟更多公文处理的途径,使公文处理更规范更科学和规范。
  五、加强组织队伍建设
  因公文处理的工作量大,高校办公室有必要加强组织队伍建设。按照公文处理工作的性质和需求,广开进贤之路,不拘一格选拔人才,制定人才储备计划,避免因人才储备不足而制约办公室公文处理的进程和效率,超前培养,创立一支后备精英,增强办公室人员之间的竞争力,避免因人才短缺而制约工作效?#30465;?#20855;体方法:一是发掘内部现有人员的潜力,优化人员结构和岗位,进行二次分配及加强培养;二是拓宽渠道,引进?#21028;?#20154;才,放到适合的岗位进行?#22303;叮?#24418;成后备人才库,为充实公文处理队伍打好基础。
  六、结语
  高校公文处理是一项繁琐又极其重要的工作,它的工作性质是经常性的且工作量大。在高校办公室中公文处理作为最主要的工作内容和办公方式,它具有很强实效性的工作。因此,高校办公室人员应树立“行文少,办文精”的观念,提高公文质量,掌握公文处理的规律,做好公文处理工作,提高公文处理水平,最终提高高校内部管理水平,实现高校的科学发展。

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<![CDATA[海洋行业中电子公文归档的?#23548;?#19982;管理]]> Wed, 30 Nov 2016 16:40:45 GMT 海洋行业中电子公文归档的?#23548;?#19982;管理

近年来信息技术与互联网技术的飞速发展,电子公文大量产生,电子文件借助其操作便捷、传输快速、存储空间小以及信息容量大等特征,具?#22797;?#32479;文件不可比拟的优势。在电子文件大规模产生的同时,怎样确保电子公文的高效利用已经成为了一个重要课题。
  一、电子公文的特点
  所?#38477;?#23376;公文即是公文的起草、审核、签署、发布和收文办理等流程都在办公自动化?#20302;?#20043;内完成,相应数据信息按照既定格式存储在?#25490;?#25110;光盘中,可使用计算机对其进行阅读、处理,同时能够在网络中进?#20889;?#36755;的文件,总的说来电子公文具备以下几方面的特点。
  (一)归档及时,分类简便。电子公文能够直接通过计算机等办公设备进?#20889;?#29702;与传输,一旦形成即可立即归档,无需等待时间;电子公文已经不再是过去那种直观的纸质文件,它能够借助于计算机?#20302;?#23454;施快速、有效以及多角度的分类整理,无需像过去那种纸质文件进行手工分类整理。
  (二)信息量大,节省空间。电子公文能够存储的信息数据量是传统纸质文件不可比拟的,且过去的纸质文件需要较大的库房与装具进?#20889;?#25918;保管,而电子公文能够在很大程度?#36758;?#30465;保存空间,降低保管成本。
  (三)检索快捷,方便利用。利用办公自动化?#20302;?#19982;档案管理?#20302;?#30340;有效衔接,文件的起草、归档以及检索等流程都能够在计本文由论文联盟http://www.2868631.com收集整理算机?#20302;?#20869;实现,进而实现文档一体化。用户能够通过授权的方式,在计算机档案管理?#20302;?#20013;查找所需要的文档信息,不但能够查询公文流转中的各类信息,同时还可以查询全文,也便于用户进行复制与存储,有效地增强了文档的利用效率,避免了手工检索、借阅的复杂流程。
  二、电子公文归档的?#23548;?#31649;理对策
  (一)强制实?#22411;?#19968;标准。海洋管理单位应当努力推进电子公文的标准化与规范化。过去很长一?#38382;?#38388;里,在对电子公文以及相关软件进行管理的过程中,常常是各行其是、自?#19978;低常?#24212;用的标?#23478;?#23384;在差异性,导致出?#31181;?#22797;建设、资源浪费的问题,也给将来需要对电子公文进?#20889;?#36755;或者归档作业提出了挑战。另一方面,由于海洋行业必须要确保电子公文的真实性与可利用性,因此在电子公文形成?#21271;?#36827;行硬性规定,比如说?#35789;?#25454;、背景信息的完整等。这些工作若档案管理人员不主动进行,则很容易导致电子公文归档不完善,对其真实性与完整性造成影响。所以电子公文的归档管理工作必须要符合新?#38382;?#30340;要求,尽可能地推?#22411;?#19968;的电子公文著录标引格式和检索体系,出台完善的电子公文归档管理制度、规定办法与技术标准,在机关单位中大力普及应用满足规范标准的全国统一的标准化归档管理措施。电子公文归档管理应当严格遵循相应规章制度与技术标准,逐渐朝着科学化与规范化的方向前进,确保归档管理水平的稳步提升。
  (二)结合?#23548;?#36880;步推进。海洋单位电子公文管理工作人员在日常工作中应当尽可能避免出现“一刀切”的问题,而是要通过逐步推进的手?#38382;?#29616;电子公文的有效归档管理。一方面,可以将电子公文与纸质文档进行双重归档,所谓双重归?#23548;?#26159;借助于可脱机保存的方式将电子公文实施备份,利用纸质载体或?#25490;?#23384;储进行双重备份,分别对其进行归档,保证两者间的联系。如此,可以更好地处理好电子公文因人为因素或其他原因被误删的问题,确保电子公文的法律适用。另外还可以对其实施著录标引,提升电子公文的利用率,增强其安全性与完善性;另一方面,应当努力推进文档一体化建设工作,将海洋单位档案管理工作融入电子公文的归档管理中来,在电子公文形成与管理?#26041;?#20013;建立生命周期表,防止电子公文被盲目更改,将电子公文归档与档案管理工作相结合,能?#35805;?#21161;我们更好地对电子公文进行管理和利用,进而有效保证电子公文的真实性与完整性。
  (三)文档管理融合兼并。海洋单位的文书管理、档案管理和信息化部门,在日常工作中应当加强相互之间的联系与交流,做到相互协调、相互促进。档案管理部门需要主动积极地介入?#38477;?#23376;公文归档管理过程中,保证电子文件的利用;档案部门应当主动积极地介入到海洋单位电子政务?#20302;?#24314;设的各个?#26041;?#20013;去,确保电子公文归档管理工作作为必须的要素列入电子政务?#20302;?#24314;设中,保证电子政务?#20302;?#20869;的电子公文管理相关的功能完善齐全,不单单要符合电子政务?#20302;?#36719;硬件需求以及?#20302;?#20855;体功能的设计,另外还应当拥有归档管理、检索查询、?#22870;?#23384;储等日常管理功能,?#26376;?#36275;新时期海洋单位文书档案管理工作的?#23548;市?#35201;。电子公文管理?#20302;?#30340;设计上线和应用应当满足用户的具体需求,电子公文的格式可以设置电子与纸质文档两种类型,符合立卷改革前“以卷归档”以及现阶段“以件归档”的规定要求。对于电子公文的归档、保护、开发和共享,要实现这些功能,应?#21271;?#35777;电子公文管理?#20302;?#21644;档案管理?#20302;?#20043;间的有效衔?#21360;?
  三、结语
  总之,电子公文归档的?#23548;?#31649;理工作,直接决定了电子政务环境之下海洋档?#24863;?#24687;资源是否能够得以更加科学和高效地管理利用。唯有努力提升电子公文归档管理工作水平,才能保证数据信息不流失,完整安全地存入信息资?#32431;猓?#35753;其得到科学保管与有效利用。

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<![CDATA[提升办公室秘书公文写作能力的途径]]> Wed, 30 Nov 2016 16:38:12 GMT 提升办公室秘书公文写作能力的途径

办公室秘书在日常工作中需要接触大量的公文写作任务,如?#19981;?#31295;、工作总结、主?#25191;省?#24180;中(终)工作报告等等,这些文稿往往具有业务范围广、主题内容?#21360;?#39046;导要求高、起草难度大等特点。因此,如何写出?#30830;?#21512;要求又能给人以美感的公文材料,是一个?#21028;?#31192;书的必备技能。除了需要大量的知识积累?#32479;?#26399;的写作锤炼外,也可以通过掌?#25484;?#24605;路和流程以提升公文写作能力。下面就从公文写作的基本步骤中如何提升写作能力介绍一下自己的体会。
  第一步:接受拟稿任务
  这是公文写作的起点。在这一步中必须明确几个问题:领导交待任务的实质是?#35009;矗?#20844;文行文的目的何在?行文要求如何?公文重点放在哪里?这一步的关键是要善于揣摩领导的意图。因为公文写作是一种指令性写作,只要把领导的意图?#37213;?#24182;充分表达出来,材料就是基本成功的。揣摩领导意图的方法是听、?#24688;?#28040;化。听就是在接受任务时集中精力听领导讲意图;记就是把领导讲的东西尽可能原原本本地记下来,?#21592;?#20889;作时查阅;消化就是在听和记的基础上,充分理解领导提出的问题和观点。既要站在全局上去理解,因为领导交付的任务不可能讲得很细致、很全面,大都是要点式的;又要?#25569;?#39046;导平时的一贯思想去理解,一般情况下,领导提出的问题都是经过长时间的?#23548;?#21644;思考得出的结论。
  第二步:广泛收集材料
  这是公文写作的根据,没有材料就好比“巧妇难为无米之炊”,公文写作更是无从下?#30465;?#25910;集材料一是必须考虑表达主题的要求,围绕本文由论文联盟http://www.2868631.com收集整理主题收集真实、准确、新?#30465;?#20856;型的能反映事物本质特征的资料。二是明确收集材料的途径和方法。可以从现有的资料中收集,如单位基本情况、重点工作任务等,以了解有关情况;也可以深入工作的第一线,收集第一手“活”资料,?#21592;?#21453;映工作中的动态信息;还可以从国?#19994;?#25919;策法规中收集,为拟写公文?#32610;?#26356;多的权威性依据。
  第三步:拟定写作方案
  这是公文写作成功与否的关键,旨在?#33539;?#19968;篇公文的主题思想、表达次序、各部分内容之间?#21335;?#25509;配合关系。
  主题思想的?#33539;?#26159;以“解决?#35009;?#38382;题”作为主线拓展思路,以“传递?#35009;?#20449;息”作为主线提炼主题,以“受众需求心理”作为导向确立主题。具体来讲包含五个方面:一是领导应该讲?#35009;矗?#20108;是文件起草部门希望领导讲?#35009;矗?#21363;有关部门对于这项工作希望通过领导?#19981;?#20256;递出的工作信号。三是受众希望听到?#35009;矗?#21463;众对领导的?#19981;?#24448;往都有具体期盼,或是答疑解惑,或是肯定表扬,或是明确思路等。四是领导本人希望讲?#35009;矗?#27599;位领导?#19981;?#37117;有一贯的思路、风格及近期关注的重点、强调的要点等。五是上级希望领导讲?#35009;矗?#27599;项工作都应该按照上级领导机关的部署和要求开展,?#19981;?#20013;需要科学地传递上级的要求。
  表达次序是公文写作布局合理性的重要体现:一是善于提纲挈领,按照公文主题搭建提纲,拟定框架,反复斟酌布局结构的合理性。二是善于归纳整合,在把握公文整体结构的基础上,按照诉求重要性科学合理划分文章层级,使受众能通过标题基本判断行文逻辑。
  各部分内容之间?#21335;?#25509;配合关系通过素材的平衡、恰当的转折和流畅的过渡来实现,确保各个层级紧密衔接,减少文章的突兀感和生硬感。
  第四步:正式起草文稿
  这是公文写作的核心。在起草文稿过程中要把握以下几个?#26041;冢?
  深度加工。把筛选所得的材料经过加工处理,初步构建公文文本,对照公文提纲和框架结构,通过对信息模块的合并归类和填充,实现公文“由骨到肉”的?#26102;洹?
  注重事例。公文写作要依事而论,在写作技巧上可借用“以事实说话”的笔法。如果全篇没有涉及实情的“干货”,那整篇文章就会沦为大话、空话、套话的堆砌,导致读者无趣、听者?#20013;摹?#20889;材料既要仰望天空,更要脚踏实地,如总结性公文可以通过大量事例的直接引入增强文章说服力。这里要格外关注事例的典型性和真实性,不当的事例引用常常会造成?#23454;?#20854;反的效果。
  善用数字。恰当选取各种数据能够增强公文的信息含量和说服力。对数字的选用要注意两点:一是数据的权威性,要使用权威部门发布的数据,非正式渠道搜集的数据要经过权威机构核实方能使用;二是数据的准确性,重要数据要以专业部门统计口径为准。
  做好会商。当公文内容涉及其他部门职权范围时,应当主动协商,取得一致意见后才能对外行文;如有分歧,应加强协调直至取得共识,以防政出多门。
  强调升华。一般的材料只求四平八稳,?#21028;?#26448;料需要推陈出新、彰显特色。要实现从“一般”到“?#21028;?rdquo;的飞跃,从“有形无神”到“形神兼备”,一要于常规处?#20658;?#28857;,有效提炼出本单位工作的亮点和突出成就,以实实在在的内容震撼人心;二要于浅显处见真知,发散思维、升华思想、小中见大,把真知灼见融入到材料中;三要于文字处求新?#20445;?#22312;遣词造句上下功夫,注重语言的生动性和可读性,如通过恰当使用排比对仗等句式增强文章的气势和?#19979;桑?#25110;借用一些?#32423;ㄋ壮?#30340;古典语言增强公文的典雅和美感。 (下转第13?#24120;ㄉ辖?#31532;6?#24120;?
  第五步:仔细加工修改
  这是保证公文质量的重要一环。对公文文稿的加工修改,切忌“?#27982;?#32993;子一把抓”,要分清主次先后,按照从内容到形式的修改顺序。一是检查主题质量。主要看文稿是否符合领导意图,表达是否鲜明深刻,是否有新意,与上级部门的指示是否吻合。二是检查观点表达。观点与主题关?#23548;?#20026;密切,主题是中心论点,观点可谓分论点,在保证公文主题准确无误的前提下,还要确保公文观点经得起推敲。三是检查材料应用。对文稿中引用的数字、事例等认真核实,避免材料之间相互冲突,还要特别注意动态信息的变化,不能使用过时的数据说明已经变化的?#23548;是?#20917;。四是检查文稿形式。主要考虑文稿结构是否完整、严密、合理,重点内容是否突出,层次是否清楚,过渡转折是否自然,以及语言表达是否准确、简练,标点符号是否正确、规范。
  提升公文写作能力是一个需要长期学习、思考和?#23548;?#30340;过程,以上五个步骤只为办公室秘书提供一个最基本的公文写作思路或窍门,要想写作?#22411;?#30772;,更上一层楼,仍需在工作之外多读、多思、多写。“读书破万卷,下笔如有神”,只有多读,才能胸有成竹,妙笔生花;只有多思,才能纲举目张,得心应手;只有多写,才能举一反三,触类旁通。

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<![CDATA[提高高校公文质量的路径浅思]]> Thu, 29 Sep 2016 14:08:11 GMT 提高高校公文质量的路径浅思

一、高校公文制发的基本要求
  行政公文,是公务文书的简称,是人类在治理社会、管理国?#19994;?#20844;务?#23548;?#20013;使用的具有法定权威和规范格式的应用文。作为表述国家意志、执行法律法规、规范行政执法、传递重要信息的最主要的载体,从某种程度上?#27492;担?#20844;文是国家法律法规的?#26377;?#21644;补充。[1]高校公文直接服务于学校的教学、科研和管理等各项工作,高校公文制发应严格遵照《国?#19994;?#25919;机关公文处理工作条例》和《国?#19968;?#20851;公文格式》。按照《中共中央政治局关于改进工作作风、密切联?#31561;?#20247;的八项规定》中“要精简文件简报,切实改进文风,没有实质内容、可发可不发的文件、简报一律不发。”
  以北京某应用型高校为例,该学校在公文制发方面严格按照国家要求,精简校级文件,图1是近三年来的校级文件制发情况:
  2015年共发校级文件397件,发文数量较同期减少15.7%,较2013年同期减少41.1%。2014年共发校级文件471件,2013年共发校级文件674份,发文数量较同期减少30.1%。
  二、高校公文制发工作中存在的问题
  1.文件报办时间滞后。为便于统筹安排工作,原则上各拟稿部门应在发文前三个工作日以上,将部门草拟的文件和发文稿纸呈送给办公室。但有些部门经常等到开会布置工作必须下发文件或者向上级报送文件的最后截止日才报办公室要求制发,进而又因主管校领导外出或在校内开会不在导致无法签发。文件制发时间紧迫,造成文件重复修改等一系列事倍功半的情况出现。
  2.文件审核不规范。有些部门报送的文件发文稿纸填写不规范,核稿人不是发文部门主要负责人,签发的校领导?#35009;?#26377;审阅和确认签字,有些需要其他校领导会签的?#35009;?#26377;履行相关会签?#20013;?#26377;的甚至连发文稿纸都没有办理就要进行文件制发,给办公室负责文件制发人员造成了很大的不便,耽误了发文时效。
  3.过会文件不按流程办理文件制发?#20013;?#22240;为每周学校会召开党委常委会和校长办公会,会上都会有部分文件在进行讨论需要会后制发,有的拟稿单位认为已通过学校“两会”,便不再办理任何签发?#20013;?#26377;的甚至连材料都不报送办公室便认为可以直?#26144;?#25991;制发。对于这种现象,给办公?#19994;?#24037;作造成很大困扰,文件制发人员首先并不参与列席会议,不知?#24515;?#20123;文件已过会;其次有些文件还需会后按照校领导讨论意见进行修改,这给文件制发造成很大麻?#24120;?#26356;降低了工作效率,耽误了文件的发放。
  4.各部门呈送文件格式不规范现象依然存在。虽然办公室在2013年印发了《关于印发<某高校文件印刷格式标准>的通知?#32602;╔X党办〔2013〕3号),并在之前也出台过《某高校校级规范性文件管理暂行办法?#32602;╔X党〔2008〕26号),对公文制发提出过具体发文格式要求,但仍有部分单位文件格式和内容不规范等现象出现。
  5.各部门发文人员经常变更。许多部门没有固定的办文人员,部门内工作交接不规范。因此,造成经常有不熟悉业务的人员把不规范的文件呈送给办公室,给办公室文件制发人员造成很大困扰,更降低了工作效?#30465;?
  三、进一步做好高校公文制发工作的对策
  以上问题,折射出高校的公文制发工作还存在着诸多不当之处,也在一定程度上影射出高校内部管理方面存在的问题。我们应从做好规范规章制度、培训相关工作人员、协调内部规范?#30830;?#38754;入手,对症下药,理顺公文制发过程中各个?#26041;?#30340;关系,提高公文质量和高校内部管理水平。
  1.以贯彻制度作为保障。关于党政公文的制发、印刷程序及标?#23478;?#32463;有了国家标准,此类工作最重要的要求是统一和规范,形成办文人员的共同语言,不需要另起炉灶、单?#26469;?#26032;,故党政公文印发的高质量是以严格贯彻和执行国家标准为基础。 本文由论文联盟http://www.2868631.com收集整理
  2.以沟通协调作为基础。协调是公文制发工作中的重要?#26041;冢?#23588;其在公文审核过程中,与拟稿部门进行充分沟通,对于及时解决存在的问题,保证公文正常运转至关重要。
  3.以定期培训为常规机制,不断提高办文人员素?#30465;?#19968;支高素质的工作人员队伍是公文制发工作中的关键,定期培训,提供标准模板是提高办文质量的必要条件。
  综上,高质量公文除要求办文人员认真细心外,还必须定期加强公文业务知识的学习培训,熟练掌握国家相关法规政策、唯有如此,才能在公文制发中做到有的放?#28014;?#19975;无一失,使高校公文制发更加科学化、规范化、上水平。

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<![CDATA[如何做好高校公文培训]]> Thu, 29 Sep 2016 14:07:33 GMT 如何做好高校公文培训

一、高校公文处理工作的特点及存在的问题
  公文处理主要包括收文处理和发文处理。随着高校的快速发展,公文数量日益增多,工作要求不断加大,?#19981;?#19981;可避免地存在一些问题。根据?#25910;?#20174;业?#23548;纯矗?#30456;对于政府机关、企业公文,高校公文具有以下特点:
  1.公文处理的架构和体制不同。除学校办公室外,其他部门的公文处理基本都是由兼职人员操作,且公文处理人员流动性强。?#36865;猓?#23398;校办公室和学院办公室、职能部门办公?#19994;?#20844;文人?#21271;?#27492;之间没有隶属关系,只是业务指导关系,这就造成了多种架构和体制共存的局面。
  2.部门对于发文的需求不同。发文需求表现在数量需求和文体需求上。就数量而言,有的部门发文较多,有的部门发文相对较少,分?#24613;?#36739;明确,而且不同的主办部门常发的文体也不尽相同。
  3.公文的规范问题。公文的规范问题很难做到一锤定音。学院通常有针对?#21512;?#29305;点和制度的特殊规定,难免出现部分规定与学校规定不一致的情况。因此,如果?#21512;?#25110;部门拟稿人没有专门进行学习,流程、内容或格式不符合学校统一要求?#21335;?#35937;就会屡见不?#30465;?
  4.人员业务能力参差不齐。调研显示,多数基层机关的文秘人员均非专业人员,未接受过?#20302;?#30340;公文写作、处理的业务培训。这类人员公文写作基础不牢固,对相关规定一知半解,从而影响公文处理的效?#30465;?
  二、高校公文培?#30340;?#26631;及原则
  公文培训对于提高高校公文水平有着极其重要的作用。对高校办公室文员的培训应着力增强三个方面的能力:一是?#21592;?#25991;由论文联盟http://www.2868631.com收集整理政策的理解和把握能力,二是对学校全局和中心工作的研究能力,三是公文审核、写作?#30830;?#38754;的业务能力。公文培训应当针对高校公文培训的特点,制定个性化的培?#30340;?#23481;。
  1.对口培训原则。一要针对不同的部门架构或者体制,进行对口培训,保证培训人员深入了解自己领域对应的公文处理制度和相关内容,从而能够从容应对多种架构和体制共存带来的问题。二要理论联系?#23548;剩?#35762;究实用性。在培训时,不必?#20302;?#22320;讲授公文写作和处理的理论,要联系?#23548;使?#20316;有针对性地解决各种具体问题,使培训最大限度地入脑、入心,不留死角和漏?#30784;?
  2.针对性原则。针对发文需求的不同,有针对性地选择培训力度和深度。发文较多的部门,对于公文培训的需求?#19981;?#38543;之增加,从而需要更大的培?#30331;?#24230;。相对来讲,发文较少的部门则可以减轻培训力度,缩小培训范围。
  3.分块化原则。公文规范培训要尽量分块化,针对不同部门的特点和要求,选择性地?#24613;概?#35757;材料,并且在培训过程中加强相关规范的?#27493;?#21147;度,从而提高培训人员的认识和效?#30465;?
  三、高校公文培训的注意事项
  1.培训流程。培训流程是整个培训工作的核心,是培?#30340;?#21542;顺利进行并达到预期效果的重要?#26041;凇?
  (1)培训开始前,应?#33539;?#22521;训人员范围,征求参训人员的意见,分析参训人员的知识、技能和文化现状,填写培训需求调查表。根据人员范围做?#38376;?#35757;前的调研,?#21592;?#20102;解培训人员的需求。?#36865;猓?#22521;训对象不要局限于?#21512;?#21644;部门文秘,要覆盖到公文办理的整个过程。
  (2)充分了解调查对象及其需求之后,要制定目标和计划,选定培训方法。明确培?#30340;?#26631;、培训课程、培训时间、培训方式及所需培训资?#30784;?
  (3)培训结束后要对考核结果和后期成效进行评估。检查培训工作的有效性,进行必要的经验总结,改进今后的培训工作。
  2.培?#30340;?#24335;。灵活多样的形式和方法是增强培训效果的关键。目前,大多数培训都采用讲授型,即聘请专?#19968;?#32773;专业人员?#24613;?#26448;?#36758;?#34892;?#27493;狻?#36825;种传统的形式虽然久经考验,被广泛认可,但也存在不足之处。尤其是文字培训等类别的授课,没有太多生动的内容,容易使学习者产生倦怠情绪,注意力难以集中,从而影响培训的成效。多样化、现代化、新颖化的培?#30340;?#24335;是当前及以后的发展趋势。
  (1)拓展培训载体。随着电脑技术以及网络的发展,办公无?#20132;?#20449;息化已经成为一种趋势。因此,电子网络化培?#23548;人?#24212;了教学的新时代要求,也在某种程度上给人以新鲜感,增加了学习的兴趣。公文管理工作的随时性、流程化决定?#22235;?#20197;集中培训。为此,除传统培训形式外,还可以发挥网络优势,在内部办公网设置公文专栏作为大家交流和学习的阵地。这种方式可展示海量内容,通过多媒体进行生动展示,并可随时随地学习,是未来员工培训的一个方向。网络化沟通能够及时反映问题,弥补公文人员沟通能力的不足,是网络化培训方式的有效补充。
  (2)灵活安排培训时间。培训时间要兼顾单位和个人的需求。一部分服务对象认为工作时间应该付出劳动,培训学习是为了提升员工的知?#37117;?#33021;,不应该安排在工作时间。而职员则认为参加培训是为了更好地为学校服务,应该安排在上班时间内。这样,在高校安排培训时间往往会遇到这样的矛盾,难以实施培?#23548;?#21010;。培训时间的选取不仅影响培训人员的心情和精神状态,也对最终效果有很大的影响。因此,为节省被培训人的时间,我们可以灵活处理,采用与其他培训会或相关会议套开的方式。
  (3)培训方法上,要长期与短期结合,集中学习和自学相结合。遵循理论联系?#23548;省?#35762;授与研讨并重的原则,使培训更?#30001;?#21160;,深入人心,达到事半功倍的效果。
  (4)创新培?#21040;?#23398;方法。即使采用了现代化网络进行授课,一味地语言?#27493;庖不?#20351;培训者产生困乏感,降低学习的积极性。因此,可以在授?#38382;?#28789;活使用以下方法,达到语言和行动相匹配,理论与?#23548;?#30456;结合的效果。
  a.案例型。案例型培?#31561;?#26448;于公文处理过程中,?#21592;冉先?#26131;混淆或出错的?#26041;?#36827;行分析,内容真实、生动,容易吸引人的注意力,使受训人员快速理解、接受,同时也帮助学员解决平时工作中遇到的问题。?#27493;?#20013;还可以互相交流,发?#27835;?#39064;及时解决。这?#20013;?#24335;对讲师的材料采集、编写以及教学要求较高。?#36865;猓?#22521;训的课件要花心思?#24613;福?#23588;其要明显标注错误案例,不能在被培训人的?#38498;?#20013;强化错误。
  b.演练型(实习型)。演练型培训要求学员参与到某一培训?#26041;?#20013;,模拟公文处理过程中某个场景进行?#23548;?#28436;练,重点在于增强受训人员的动手操作能力和增加互动。在此过程中,学员不仅能学到相关的培?#30340;?#23481;,还能切身体验?#23548;?#21487;能遇到的各?#27835;?#39064;,探究处理技巧,深入理解内容含义,在模拟中掌握应用操作,具有很高的效?#30465;?
  c.活动型。活动型培训寓教于乐,通过在培训过程中编排各种生动有趣的活动传授给受训人?#27605;?#20851;知识。可以进行培训游?#32602;?#35762;授培训故事,制作培训漫画展览等活动。采取这些形式可以活?#20061;?#35757;气氛,调剂学员的精神状态,使本来条条框框的东西以通俗易懂的视觉形式表达出来,在活动中强化了受训人员的各种工作意识,有利于更好地将学习内容应用到?#23548;?#20013;。
  3.建立公文培训后的长效监督、跟踪及互动机制,保证培训效果。各高校目前虽然已经建立了办文?#26041;?#20043;间的监督,但只能起到一时的监督作用,缺乏长效的监督机制。在机制建设方面,一是要有规范、稳定、配套的制度体系,二是要?#22411;?#21160;制?#26085;?#24120;运行的“动力源”,即要有出于自身利益而积极推动和监督制度运行的组织和个体。可以实行日常监督检查的办法,对日常公文处理、工作处理结果进行选择性检查,也可以采取考察和调查等形式。?#36865;猓?#36824;可以将检查考核的结果和个人绩效?#22812;常?#30830;保培训效果的?#20013;?#24615;。

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<![CDATA[公文处理与档案管理?#21335;?#25509;处理]]> Thu, 29 Sep 2016 14:07:02 GMT 公文处理与档案管理?#21335;?#25509;处理

公文是一个单位对外联系、沟通的媒介,档案是信息材料的重要载体。虽然公文处理与档案管理的工作任务不同,具有相对的独立性,但是两者之间也存在着重要的联系,公文处理工作是档案管理工作的基础性工作,对档案管理工作质量的提高起着举足轻重的作用。当前公文处理与档案管理?#21335;?#25509;处理方面仍存在很多问题,影响着行政机关?#25512;?#20107;业单位的工作效?#35270;?#31649;理水平,成为目前行政管理工作中一个亟待解决的问题。
  1 公文处理与档案管理衔接中存在的问题
  1.对公文处理与档案管理?#21335;?#25509;意识不强
  在?#23548;?#23545;公文处理与档案管理工作,实行的是分块管理,档案管理人员和文秘并不是由同一个人担任的,公文的生成发布到归档管理,需要不同工作人员协同工作。虽然这种工作方式比较便捷、有效,但是由于公文处理人员缺乏档案管理的规范化、标准化和科学化意识,档案管理人员不了解公文处理工作,导致公文处理与档案管理工作在衔接中出现脱节现象,且工作人员对公文处理与档案管理?#21335;?#25509;意识不强,影响工作进程。
  2.公文处理与档案管理?#21335;?#25509;制度不完善
  在公文处理工作中,国家制定了公文处理条例和办法来规范公文处理工作;在档案管理工作中,也制订了档案管理制度来保?#31995;?#26696;管理工作的顺利进行。但是在公文处理与档案管理?#21335;?#25509;中缺乏完善的管理制度,导致公文处理人员和档案管理人员之间沟通工作不到位,配合度不高,影响了公文处理与档案管理?#21335;谓印?
  3.公文处理和档案管理缺乏规范质量不高
  虽然制定了公文处理条例和办法,但是有些单位的公文处理并没有严格依照相关规定进行公文与档案格式的规范操作。例如,国家规定公文用纸型号为国际通用的A4 型,装订要求左侧装订,但是仍有一些单位公文用纸不符合要求,装订不规范;公文文种多达十几种,许多单位在使用?#26412;?#24120;错用文种,给公文受理机关带来不便,影响公文效率,同时也给档案管理带来不便;公文打印、排版都有格式要求,不规范会影响档案的整理,使得公文无法立卷归档;公文附件不规范等问题。因此,对公文处理和档案管理工作要做到规范化、标准化。
  4.工作人员工作能力和素质不高
  在公文处理和档案管理工作中,有的工作人员的工作能力和素质不高,缺乏责任心。一些工作人员没有经过专业知识和技能的培训,对工作流程不熟悉,没有主动学习的意识,对新的知?#37117;?#33021;没有掌握,导致工作能力不高,影响了公文处理和档案管理工作。再加上工作人员的责任心不强,在进行公文材料与本文由论文联盟http://www.2868631.com收集整理档案管理工作衔接时,没有认真记?#21152;?#25972;理相关的文件,导致档案文件缺失,文件材料的来源不明确,文件材料的真实性难?#21592;?#21035;,使档案的真实性和利用价值降低,影响公文处理与档案管理?#21335;?#25509;工作的顺利进行。
  2 做好公文处理与档案管理衔接的有效措施
  1.增强公文处理与档案管理?#21335;?#25509;意识
  要想做好公文处理与档案管理?#21335;?#25509;工作,首先要增强工作人员?#21335;?#25509;意识。在日常工作中,要提升工作人员对公文处理与档案管理衔接的认识,转变其工作理念,建立公文与档案管理一体化模式,对相关工作人员进行培?#21040;?#32946;,让其意识到公文处理与档案管理衔接的重要性。加强公文处理人员和档案管理人员的沟通联系,端正他们的工作态度,转变工作人员的管理理念,保证公文归档的准确及时性。
  2.完善公文处理与档案管理?#21335;?#25509;制度
  为做好公文处理与档案管理?#21335;?#25509;工作,要完善公文处理与档案管理?#21335;?#25509;制度。任何工作都离不开制度的?#38469;?#23436;善的制度使各项工作的进行都有据可依。因此,要构建合理的公文处理与档案管理?#21335;?#25509;制度,保证公文及档?#27010;?#21512;的规范性及密?#34892;裕?#23454;现公文与档案管理一体化模式。建立完?#24179;?#24809;制度,对工作到位、办事得力的工作人员,给以表彰和奖励;对于工作消极,出现较大失误的工作人员,根据相关规定给予惩罚,奖赏分明才能提高工作人员的积极性。
  3.实现公文处理与档案管理衔接的规范化
  为确保公文处理与档案管理之间的有效衔接,实现公文处理与档案管理衔接的规范化。首先,在公文处理的各个?#26041;?#20013;,必须按照国家规范的公文格式和标准要求,规范操作。从公文用纸、公文装订、公文格式、公文附件、公文文种等细节入手,确保公文的信息准确、完整,公文格式规范化和标准化。其次,在档案管理中要严格按照档案管理制度的要求,对档案的收集、整理、归档、保管的?#26041;?#35268;范化和科学化管理,把公文处理和档案管理有机结合,做好公文处理与档案管理?#21335;?#25509;处理。
  4.提高工作人员的素质和工作能力
  工作人员素质和工作能力的高低直接影响工作的质量。因此首先要注重人才的选拔,选择具有较高的政治素养、责任心强、工作?#36758;鰲?#24577;?#28982;?#26497;并且具有较高的专业知识和技能的工作人员。其次,要注重在职员工的思想政治素养、职业道德以及专业知识和技能的培训。提高工作人员对工作流程的熟悉程度,增强其责任意识,培养其爱岗敬业、认真负责的工作态度。
  5.完善公文处理和档案管理信息化建设
  随着电?#26377;?#24687;技术的飞速发展,计算机网络技术被普遍应用到各行各业。传统的工作方式需要大量的人力,工作过程中需要浪费时间和精力,同时也不利于资料的长期储存和保管。利用电?#26377;?#24687;技术,可以使工作更加方便快捷,节约人力、物力和财力,减少不必要的浪费。其次,电?#26377;?#24687;技术在资料的保存上更具有优势。利用网络保存资料,占用的空间小,储存的资料多,而且能够长久的保存资料,资料不易丢失。完善公文处理和档案管理信息化建设,可以降低工作人员的工作强度,提高其工作效?#30465;?#20294;需要注意网络安全,防止资料泄露,造成不必要的损失。
  3 结束语
  在档案管理工作中,公文处理是一个非常重要的?#26041;冢?#20844;文处理和档案管理是相互影响、相辅相成?#21335;低?#24037;作。公文是档案的前身,档案材料主要来源于公文,公文质量的好坏直接影响着档案的质量,研究公文处理与档案管理在衔接工作中存在的问题,可以有效提升公文处理的效率,提高档案管理能力,为不同的行政管理工作带来更优?#30465;?#26356;高效的服务。我们应该积极完善相关制度,改进工作模式,强化公文与档案一体化的管理意识,提高工作质量,不断优化公文处理与档案管理?#21335;?#25509;处理。

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<![CDATA[把好公文审核关 不断提高公文质量]]> Thu, 29 Sep 2016 14:06:14 GMT 把好公文审核关 不断提高公文质量

公文是具有特定效力和规范格式的文书,是党政机关实施公务活动的重要工具和载体。其质量的高低优劣,直接关系到机关形象和发文效果。公文审核就是按照中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》、《党政机关公文格式》的规定和要求,在公文文稿付印之前,对文稿内容、政策界限、决策意图、实施措施、条理结构、文字表达、事实数据、行文程序、公文格式?#30830;?#38754;进行全面的审查和核对,保证文稿表述准确,内容完整。公文审核是公文起草工作的?#26377;?#26159;对公文的进一步完善,是确保公文质量的关键?#26041;冢?#26159;一项非常?#36758;?#32454;致的工作。对公文的审核把关主要从以下几方面入手:
  1 审核政策界限是否清晰
  公文作为传达政令的工具,其本身具有强?#19994;?#25919;策色彩,这就要求公文审核人员要把讲政治放在首位,不断强化政治观念和政策意识,把好政策关。
  政策界限的审核主要看公文所反映和体现的基本立场、观点,所提出的意见、措施、办法和要求以及所得出的结论,是否符合党的路线、方针、政策和国?#19994;?#27861;律法规,是否符合上级机关的指示精神;同?#20013;?#26377;关规定是否衔?#21360;?#26377;无矛盾之处。文稿中的内容有无政策界限不清,或把政策界限规定得过死、过宽的情况;有没有党政不分、内外不分的问题。对于因情况变化需要对原有政策作出变更或提出新的政策规定的,是否与有关部门协商沟通。文稿中的观点、提法是否正确,提出的工作意见、要求、措施和办法是否切实可行,有无主观武断或者片面的、绝对化的问题。文稿中所下的结论是否恰当,理由是否充足,收文机关是否能够接受。
  如果公文内容与法律、法规和政策不一致,审核人员应提请起草单位弄清情况,根据法律、法规和政策会同有关部门修改完善。特别是对规范性文件,要本着成熟一个出台一个,不成熟的,坚决不呈批或发文,以免引起不必要的混乱。
  2 审核决策意图是否明确
  决策既是集思广益的结果,又是领导集体智慧的体现。?#26377;?#25919;决策和行政执行方面看,领导意图就是今后单位发展的大政方针。因此,公文文稿所?#24615;?#30340;决策内容,一定程度上就是领导意图的体现,也是制发文件的出发点和落脚点。对决策意图的审核就是要保证公文观点明确体现领导意图,保证公文?#24615;?#30340;内容与领导集体和领导者思路的一致性。
  决策意图的审核主要把握两个方面:一是要结合决策会议的记录或者会后纪要,结合领导人的表述,力求使领导决策精本文由论文联盟http://www.2868631.com收集整理神在公文文稿中得以充分展现;二是要审核公文的引文和引言部分,保证领导的决策表述原汁原味、不差分毫。
  3 审核实施措施是否可行
  实施措施是公文的主体所在,也是公文审核的着力点之一。
  实施措施的审核主要看公文所?#20889;?#26045;内容是否切实可行,各种措施的依据是否真?#20826;?#20998;;各种措施之间是否符?#19979;?#36753;,各种概念是否恰当准确;各种措施或具体事项由哪个部门执行,谁是负责人,怎样执行,有怎样的期限和要求以及对这些具体要求交代得是否明确,是否会出现相互?#26399;贸?#30382;?#21335;?#35937;。
  有了周详恰当、切实可行、具体明确的实施措施,便于公文的运行和贯彻执行,防止公文成“一纸空文”。
  4 审核结构条理是否清晰
  公文的实用性相当强,印发公文的目的就是明确收文单位在阅读完公文后,知道干?#35009;矗?#24590;么干,?#35009;?#26631;准。这就要求公文的表述一定要清晰明了。因此,结构与条理在公文中的重要性尤为突出,也是公文审核的?#26041;?#20043;一。
  结构条理的审核主要看公文的层次是否清晰,条理是否清楚,中心是否明确,重点是否突出。公文一般采用“凭——析——断”的结构,“凭”是公文的目的,常用“为了”、“依据”、“遵照”等?#35270;錚?#34920;述清楚行文的根据和目的;“析”是公文的主体,具体安排任务,部署工作,是公文的核心部分,占有比较大的篇幅;“断”是在公文最后提出?#21335;?#26395;和要求,起强调作用。这样的结?#20849;?#23616;已经成为了固定的式样,较为周密?#36758;鰲?#20844;文主体部分的容量较大,篇幅较长,很容易理不出头绪,造成模糊不清?#21335;?#35937;,影响公文内容的表达。为了保证条理清晰,通常采用序数的办法来区分层次。
  结构?#36758;鰲?#26465;理清晰的公文,给收文方领会公文精神,?#23548;?#20844;文内容带来许多便利。
  5 审核文字表达是否得体
  公文是一种通过文字来传达政令的重要工具,文字使用的准确性和简洁性是其最基本的要求。同时,公文又是一种特殊的文体,有常用字句和固定的书写方式。根据行文规则的要求,公文文字要观点明确,表述准确,力求精练,而且要字?#20351;?#33539;,朴实无华。因此,在公文的审核中,对文字的要求是?#36758;?#32780;细致的,要求审核人员以一丝不苟、严肃认真的科学态度,字斟句酌,锤炼文字,力求使文稿准确运用公文语体,达到以记述为特征,以实用为目的,使每一个字都有每一个字的作用,每一句话都有每一句话的力度。
  文字表达的审核主要看措辞是否准确,表达是否周密,文字是否流畅;文件中的观点、思想、意见和主张是否完整、明确的体现了公文的内容和整个的行文意图;文句段落的内容是否概念准确、判断恰当、合乎逻辑。文字的表述是否上下一致,前后一致,有无上下、前后矛盾的问题;语法修辞是否合乎规范,句子是否通顺完整,有无词搭配不当、?#24066;?#19981;对或成份残缺等现象;篇幅长度是否?#23460;耍?#26377;无空话、套话,有无错别字、生僻字、怪字;使用的标点符号是否正确规范,有无滥用省略和简称等现象。
  在尊重并保持公文原意的前提下,敢于负责地对语言文字方面存在的问题做一些技术处理,淘汰那些与主题无关的内容和?#31034;洌?#21024;掉那些空话、套话、废话和多余的没有典型意义的材料,加工、润色那些不庄重、不准确、不?#36758;鰲?#19981;规范的语言。通过精雕细刻,使公文主题更加鲜明,语言更加精炼,篇幅更加简短,成为“精品”力作。


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<![CDATA[浅谈公文管理?#20302;?#22312;低油价时期发挥的重要作用]]> Thu, 29 Sep 2016 14:05:22 GMT 浅谈公文管理?#20302;?#22312;低油价时期发挥的重要作用

公文是政府机关、企事业单位在行使管理职权、处理日常工作时使用的基本手段和重要工具,它在日常管理中起到举足轻重的作用。随着社会信息化的快速发展,办公自动化、无?#20132;?#21150;公?#30830;?#24335;越来越为受到重?#21360;?#22914;何将公文管理顺应现今信息化发展潮流,提高管理规范及处理效率,推行应用公文管理?#20302;?#26159;一个必然选择。2013年2月,江苏油田积极推行实施中石化公文管理?#20302;常两?#24050;在全局范围内运行3年多,目前已基本实现了公文处理?#26041;?#30340;信息化管理,实现了从纸质公文?#38477;?#23376;公文的转变,实现了公文版式及处理流程的统一,提高了公文办理和信息传递的速度,大大节约了不必要的成本和人力开支。
  一、公文管理?#20302;?#27010;述
  大家熟知传统公文一般采用纸质印刷直接送达的方式进?#20889;?#36882;,这种方式虽然在不?#31995;?#25913;进中,但仍然存在弊端,比如传递速度慢,容易丢失,成本较高等,给公文的传递、审批、归档、查询等带来诸多不便。中石化公文管理?#20302;?#24212;用可以说是进一步有效地解决公文传输过程中存在的上述的问题。那它究竟是一个?#35009;?#20135;物呢?它是中石化?#20302;?#20869;一种公文管理软件,能够根据公文流程,在?#20302;?#29615;境下自动实?#30452;?#25991;由论文联盟http://www.2868631.com收集整理收文、发文、办理、统计、查询、存档等公文处理活动;能够完成油田职能部门发送公文的登?#24688;?#25209;阅、办理、归档等收文处理工作?#28784;材?#22815;完成二级单位对油田职能部门发送的请示、报告等发文处理工作。它对整个工作流程实时跟踪和对修改审核信息进行记录,并能?#35805;?#29031;有关规定,自动地报告公文在处理过程中的状态。
  实施公文管理?#20302;?#19981;仅是从技术上实?#32844;?#20844;手段的一种改革,更是对工作方式乃至工作理念的转变,为企业提供?#22235;?#37096;信息共享、决策和执?#22411;?#26126;化的平台;透明化的运行也提高了业务监督效率,促进了工作作风的改进。
  二、在低油价时期公文管理?#20302;?#26174;著优势
  (一)规范管理业务。日常办公中,纸质公文的拟稿和公文管理?#20302;?#20013;公文的拟稿大致一样,都是由主办单位进行文件起草,不同的是一个提交纸质文稿,另一个提交电子文稿,直接在?#20302;?#19978;规范完成发文的所有流程。同?#27605;低?#21150;文要求更加规范,它尽可能地优化操作?#26041;冢?#35268;范管理流程。在?#20302;?#20013;可自动生成各个文种的格式,自动按规范化的程序排列主送、发送单位等,自动进行显示、排序、查询和流程跟踪监?#20800;?#19982;传统的办文手段相比,进一步规范、标准、科学地处理公文。
  (二)提高办公效?#30465;?#20844;文管理?#20302;?#24212;用转变了传统纸质公文办公模式,油田内外部的收发文、文件管理等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式,而且?#20302;?#22788;理界面的一道程序、一次点击就能够完成纸质公文多道程序、多个人次才能完成的工作量。在?#20302;?#20013;可以实时、全面掌控公文处理状态,及时发?#27835;?#39064;解决问题,从而减少差错、防止低效办公。同时传统纸质公文的办理过程中,如果遇到领导外出等情况可能无法及时送审签发,可以通过?#20302;?#23601;可以直?#30001;?#38405;签发,减少工作中复杂?#26041;凇?#20197;前需要几天甚至更长时间才能解决?#21335;?#23454;情况和问题短时间内便能获得反馈,使工作效?#23454;?#21040;极大提高。
  (三)降低运营成本。首先是纸张的节约。在目前油田上下“全员挖?#20445;?#22823;众创新”的大背景下,通过公文管理?#20302;?#20005;格控制公文行文数量和范围,简化行文?#20013;?#20570;到能不行文的绝不行文,可发可不发的坚决不发,能在?#20302;?#20869;形成电子公文的绝不印刷纸质公文,有效控制公文印刷数量,与往年同期相比文件数量减少近40%,大大节省办公用纸及其耗材的费用。其次是时间的节约。应用了公文管理?#20302;?#21518;,办文流程直接在公文管理?#20302;成辖?#34892;,简化了办事程序,优化了审批流程,大大提高了办文效?#30465;?
  三、如何做好公文管理?#20302;?#22312;应用过程中的关键?#26041;?
  (一)及时接收公文。办公室每日上午和下午都要安排专人查收?#20302;?#20869;的新文件,做到及时准确接收,并按照党委文件和行政文件的分类转至党委办公?#19968;?#34892;政办公室负责?#22235;?#21150;。还要严格实行运转?#26041;?#30340;登记制度,文书使用统一的“收文或发文登记表”,按照公文的收发登记原则,对?#20302;?#20013;的各类来文进行登记,并按照公文的不同要求分类,?#21592;?#20844;文的迅速处理和日后查阅。
  (二)及时处理公文。按照来文渠道、重要程度和缓急?#27605;?#20132;?#19978;?#20851;处领导阅文,并掌握传阅时间,及时查看、询?#30465;?#25552;醒领导阅文。如遇领?#32423;?#26102;间内不能阅文等情况,要及时做好调整,以免影响工作。公文的办理涉及几个部门,要按照先办理后阅知、先主办后协办的顺序依次进行。文件传出后,了解和掌握文件的运行情况。
  (三)及时督办批示。催办是公文管理?#20302;?#20013;处理公文的一个重要?#26041;冢?#26159;避免积压、加速公文运转的手段。每日上午和下午由党群工作部和行政办公室安排专人对领导已批示的公文进?#22411;?#35745;,并将领导批示的办件及领导的批示意见转达承办部门阅办,并及时对承办单位进行适时的?#35762;欏?#20652;询,确保公文处理及时准确。
  (四)及时归档反馈。严格遵照公文办理的反馈流程,定期将文件落实及办理情况综合汇总。对在线归档后的档案数据做统一管理,确保文件信息?#20889;?#26377;取。同时积极开展公文资料信息的整编工作,实?#20013;?#24687;的增值。
  四、结束语
  公文管理?#20302;?#30340;应用使日常沟通更加直?#21360;?#36879;明、高效,为企业日常管理带来的优势与便利,在提升了传统公文管理过程中发挥的重要性。在油价断崖式下跌的关键时期,我们应该更充分利用好该?#20302;常?#20351;其在企业日常管理中发挥更重要的作用。

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<![CDATA[规范公文管理创新服务模式建立保密工作的长效机制]]> Thu, 29 Sep 2016 14:04:46 GMT 规范公文管理创新服务模式建立保密工作的长效机制

新时期,办公自动化?#20302;?#30340;发展实现了公文处理效率的飞跃和低碳环保的功能,同时涉密载体的多元化也对涉密文件处理的专业化提出了新要求。因此,日常的文件流转、管理以及现代无?#20132;?#21150;公的技能、监督和检查工作,都应进一步提高保密意识、增强保密预防能力。
  一、高度重视,着力把握,充分认识高校公文保密工作的必要性
  首先,作为高校依法治校的重要依据,公文往往涉及到党和国?#19994;?#37325;大决策、国民经济和社会发展、稳定和统战工作等,保证其规范、安全、高效地运转和管理是高校办公?#19994;?#37325;要职能。其次,作为国家科学技术研究和哲学社会科学研究的重要基地,高校承担着涉及国家重大科研项目,担负着知识创新、高精尖技术创新、国防科技创新、区域创新和文化传?#20889;?#26032;,涉密范围广、程度深。因此做好高校公文的保密工作,确保国家秘密安全,是高校办公室至关重要的使命。
  二、夯实基础,突出重点,积极应对高校公文保密工作的新挑战
  (一)高校社会服务功能的日臻完善使得激增的涉密公文带来了运转管理的新挑战。随着知识经济时代对科技的依赖日趋增强,高校的科技研发、社会服务?#30830;?#38754;涉密文件的数量及拓展范围与?#31449;?#22686;,为管理与保密工作带来了严峻的考验。
  (二)办公自动化?#20302;?#30340;迅速发展和多元化的传输手段带来了网络安全的新挑战。信息时代将高校公文管理工作不断推向信息化管理,有效地提高了办文效率,节省了大量成本,加强了规范力度。但“涉密不上网,上网不涉密”的原则,要求公文管理人员有很强的辨别能力和应变能力,大大增加了工作的专业性。
  (三)现代化办学理念和创新性办学模式带来多校园开放环境集中管理的新挑战。全方位开放式办学理念,与以往概念中相对封闭的“象?#28010;?rdquo;科研机构有着显著的差别,给构建内部统一涉密网络以及公文的流转和管理带来了严峻的挑战。
  (四)现代信息化技术的飞跃带来提升涉密人员的专业能力和综合素质的新挑战。电子时代网络平台的兴起,以纸介?#30465;?#30913;介?#30465;?#20809;盘以及半导体介质等多?#20013;?#24335;传递的涉密信息,应树立起坚实的保密防护体系,对公文管理人员的智力支撑提出了更高维度的要求。
  三、规范管理,创新模式,科学建立公文保密工作的长效机制
  (一)完善保密工作制度,确保文件流本文由论文联盟http://www.2868631.com收集整理转和管理的规范化。结合2012新颁布的《党政机关公文处理工作条例》第一章《总则》第五条规定,公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。高校办公室应结合自身情况,科学建章立制,规范地落实公文流转和保存两大?#26041;冢?#31532;一,公文流转。高校的涉密文件包括密级文件与密码电报,应当及时处理,确保当天收发、专文专?#23567;?#22914;果当日不能处理,应及时收回入保密柜,择日再阅;要建立借阅文件登?#36963;荊范?#20511;阅时间、借阅者、归还时间,做到谁借阅谁签字,谁签字谁归还。同时要注意涉密文件的密级和保密期限;重点要害部门领导阅办的文件。第二,公文保存。应着重管理地师级以上密级文件与电报,严格遵守存储规范:通常情况下分开存放秘密公文和一般公文,按照密级分别存放绝密级、地师级文件以及其他秘密公文,保证管理公文的安全性。
  (二)加强保密队伍建设,提高业务素质和水平的专业化。高校作为科研技术领域革新的首要阵地,应着力发挥自身优势,自主研发信息保密与网络监控?#20302;场?#21516;时,应根据“以项定岗、以岗定人”的原则,重点抓好涉密人员管理,重视保密教育,注意?#21592;?#23494;人员离岗后的脱密期管理,着力培养一批懂技术、善管理的业务干部,主动吸纳新知识,掌握新技术,熟练新内容,不断更新和完善自身知识结构,不断提高公文保密工作的业务素质和工作水平,为做好公文保密工作提供可靠的智力保障。
  (三)深入开展保密宣传,建立全?#21271;?#23494;意识的坚固防线。作为公文管理的主体,高校办公室秘书特别是机要秘书应具有高度警惕、居安思危的保密责任意识。值得注意的是,公文管理的过程包括公文的传阅、借阅、利用、保管和销毁等?#26041;冢?#20854;保密工作涉及到各个层次的领导和工作人员,因此保守公文秘密需要全员共同负责、互相配合、相互监督,形成群体保密的意识。高校应按照“六五”保密普法规划,以学习、掌握《中华人民共和国保守国家秘密法》和《中华人民共和国保守国家秘密法实施条例》为重点,因材施教,因岗施教,为做好公文保密工作打下坚实的基础。
  (四)强化落?#23548;?#30563;检查,创建保密工作责任制的有效途径。为了保证公文保密工作的严肃性,应建立?#26377;?#32423;到院级、到相关课题组,校级到职能部门、到科?#19994;?#20445;密工作责任制,定期开展保密检查,强化落?#23548;?#30563;职能,坚持内外有制,层层签订公文保密管理责任状,执行岗位目标责任制,做到流程清晰、责任明确、赏罚严明,确保公文安全性。不仅如此,还应把公文处理规范化列为学校办公室收发文人员工作中的一项重要内容予以考核,树立典型。
  高校公文保密工作是一项任重道远的任务,认真研究高校公文保密工作新思路、新措施,积极应对高校公文保密工作存在的问题,促进高校公文处理工作的规范化、有序化和科学化,为学校建设高水平研究型大学提供优质服务和有力保障。

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